İnsanların işbirliği yapacağı, iletişim kuracağı ve inovasyon yapacağı bir alan nasıl tasarlanır?

İşbirliği yapmak, günümüzde  iş yerinde katma değer yaratan en önemli  aktivitelerden biridir. Bu nedenle şirketler, katma-değer yaratan ve etkileşimi destekleyen iş alanları yaratmak için çaba göstermeye devam ediyorlar. 

Araştırma, insanlar arasında 50 metreden fazla açıklığın, aralarında iletişim ve işbirliği kurma umutlarını ortadan kaldırdığını gösteriyor.

Aslında birçok çağdaş iş yerinde, insanların işbirliği yapmasını imkansız kılan fiziksel bir düzen bulunuyor. Uzun  dümdüz koridorlar, katlar ve özel ofis odaları etkileşimi engelleyen en büyük bariyerlerden bazılarını oluşturuyor (“Allen-etkisi”). Yani çalışanlar, projenin kaliteli olmasının ve kurum içinde işbirliği partnerlerinin bulunmasının farkında bile olsalar, onlara uzak lokasyonlarda bulunmaları bu partnerlere ulaşmaları konusunda cesaretlerini kırıyor.

İş alanı, etkileşim kurmamızı etkiliyor

İnsanların kendilerini,  ortak paylaşımı olan bir topluluğun parçası olarak hissetmeleri için temel bir ihtiyacı var. Bir çalışanın sadece iş arkadaşını selamlaması, kişinin topluluk-hissini güçlendirmesi için yeterli bir hareket. Topluluk hissi; çalışan memnuniyeti, morali ve iş performansı için en önemli şey olmasına rağmen hafife alınan olgulardan biri.

Selamladığımız ve etkileşim kurduğumuz insanları, büyük ölçüde iş yerlerinin fiziksel yapılarına göre seçiyoruz. Üst yönetim stratejik iş yeri tasarımını öncelikli tutmadığı ve kurum;  bölümler, katlar ve mesafeler arasında etkileşimi cesaretlendirmediği sürece,  şirket içindeki bilgi paylaşımı ve sosyal ilişkiler kısıtlı olacaktır.

Açık alanlar sosyal ve resmi etkileşimi cesaretlendirir

Organizasyonel analizler, ortak paylaşımlı iş ortamlarında insanların gün içinde daha çok spontan ve yüz yüze görüşmeler yapacağını ve daha az önceden planlanmış geleneksel toplantılar düzenleyeceğini gösteriyor. Ayrıca resmi olmayan toplantı alanları, salonlar ve kafeler gibi iç mekanlara boyutsal tesisler entegre etmek, sosyal ve resmi etkileşim için yeni lokasyonlar yaratacaktır.

Böylece, insanlar daha fazla iş arkadaşıyla iletişim kuracak ve özel bir ofise bağlı kalmaktansa kurum içindeki *ağlarını daha fazla genişleteceklerdir. Özel ofislerde çalışanların %26’sı diğer iş arkadaşlarıyla gün boyunca yüz yüze irtibat kurmuyor. Organizasyonel araştırma verilerine göre, bunun tam tersi, yani aktivite bazlı ve ortak paylaşımlı iş ortamlarında çalışanların kurumun içinde daha profesyonel ve disiplinlerarası bir ağı oluyor.

İş yerleri yalnızca sosyal ilişkileri geliştirmiyor, aynı zamanda güçlendiriyor. İş arkadaşları aynı ofistelerken, aralarındaki görsel erişim artıyor, yürüme alanı en aza indirgeniyor ve iletişim yoğunlaşıyor.

Bu bağlamda, etkileşim hem yakınlık, hem de uygunluk prensibinden etkileniyor. Yakın olmak, hem işin yapılması, hem de sosyal ilişkiler kurmak açısından uygun koşulu sağlıyor.

Tesadüfi toplantıları destekleme

İşbirliği ve ilişki kurma koşullarını tasarlarken, ortak hedeflere sahip gruplara yönelmek büyük önem taşıyor. Araştırma, çevresel ilişkilerin (zayıf bağlar), ortak hedefe sahip gruplara (güçlü bağlar) oranla daha fazla bilgi sağladığını gösteriyor.

Sahip olduğumuz bilgi, sık sık irtibat kurduğumuz iş arkadaşlarımızın sahip olduğu bilgiden çok fazla değişmez. Bununla birlikte irtibat kurduğumuz iş arkadaşlarımız, bizimkinden radikal şekilde farklı bilgiye ve perspektife sahip olma eğilimindedir.

İşbirliğinden rekabetçi bir avantaj sağlamak için, zayıf bağlara sahip iş arkadaşları arasında yapılan tesadüfi toplantıları artıracak alanlar yaratmak ve çalışanlara güçlü bağlarını koparmaları için yardım etmek önemli bir hale gelmiştir.

Çalışanların iş yerlerine bağlı olmadığı ve çeşitli günlük aktivitelerin en iyi şekilde kullanılan ofis alanlarına kurulmadığı “aktivite” bazlı iş ortamları ile kombine edilirse, organizasyonların takdire değer *ağ kültürleri oluşturmak için birçok fırsata sahip olacağına ve organizasyonel performansın yükselmesine katkıları olacağına şüphe yoktur.

 

*Ç.N. “Ağ” kelimesi, kurumiçi terminolojinin uygunluğuna göre, “Network” kelimesi ile değiştirilebilir.

İlgili makaleler