Hoe zorgt workplace design voor innovatie in de organisatie?

Workplace design speelt een steeds grotere rol in het aanjagen van innovatie. In dit artikel bespreken we hoe een goed design van de werkplek en werkomgeving er voor zorgt dat innovatie tot bloei komt en zich zelfstandig verder ontwikkelt. Uiteindelijk wil elke organisatie zowel intern als extern bekend staan als innovatief. Laten we kijken hoe workplace design voor innovatie in uw organisatie zorgt.

Hoe zorgt workplace design voor innovatie in uw organisatie?

De Leesman Index is een benchmark die inzichtelijk maakt wat het effect is van de werkomgeving op medewerkers. Uit deze benchmark blijkt heel duidelijk wat de best presterende werkomgevingen zo goed maakt. In deze omgevingen wordt bestaande kennis uit de organisatie optimaal toegepast. Daarnaast stimuleren deze werkplekken kennisdeling.

Organisaties die een dergelijke werkomgevingen hebben, maken gebruik van verschillende ruimten. Deze ruimten zijn ingericht voor een specifiek doel of taak. Voorbeelden van verschillende ruimten zijn atriums, open vergaderruimten, afgesloten ruimten voor kleine groepen, plekken die samenwerken faciliteren, en plekken die toevallige ontmoetingen mogelijk maken. Een eerste indicatie dat een goed workplace design voor innovatie in uw organisatie zorgt. Of in ieder geval daar aan kan bijdragen.

Een flexibel en gevarieerd aanbod aan werkplekken biedt medewerkers de mogelijkheid een veelheid aan taken uit te voeren in. Combineer dat met beleid dat zelfstandig onderzoek aanmoedigt en flexibele ruimten zorgen voor uiteenlopende innovaties.

Ruimte stimuleert kennisdeling

De manier waarop ruimte wordt gebruikt op de werkplek, heeft invloed op kennisdeling. En daarmee op hoe de werkomgeving innovatie stimuleert. Er zijn twee factoren die kennisdeling op de werkplek beïnvloeden:

  1. Bewegingsvrijheid door de werkomgeving
  2. Zichtbare aanwezigheid collega's

Spontane of toevallige ontmoetingen en ongeplande gesprekken tussen kenniswerkers verbeteren de prestaties van die medewerkers. Dat geldt voor ontmoetingen en interacties binnen en buiten de organisatie.

Zulke ontmoetingen leiden vaak tot innovaties. Dit fenomeen wordt ook wel het Water Cooler Effect genoemd. In Nederland is dat het praatje bij de koffieautomaat dat onschuldig begint en een uur later eindigt als een bevlogen brainstormsessie. Wanneer elkaar onverwachts tegenkomen in gedeelde werkplekomgevingen of concentratieruimten, zijn we geneigd met elkaar te praten. Juist deze interacties zorgen voor kennisdeling en kennis opdoen. Zo zorgt de juiste workplace design voor innovatie in uw organisatie.

Communicatie versterkt innovatie

Verschillende disciplines en expertises in één ruimte is reden voor mensen om elkaar op te zoeken en met elkaar te praten. Dit zijn belangrijke voorwaarden voor samenwerking en innovatie. Wanneer medewerkers elkaar niet zien en vinden, is er geen contact en geen overdracht van kennis.

Sociometric Solutions heeft een experiment uitgevoerd in een werkomgeving. Daarbij werden duizenden sensoren geplaatst. Deze sensoren hielden interacties, communicatie en locatie bij. Uit de gegevens bleek dat fysieke interactie en communicatie de belangrijkste activiteit in een kantoor was. De kans dat medewerkers nog effectief communiceren neemt sterk af bij een afstand groter dan 10 meter. Voor het overbrengen van complexe informatie is face-to-face-communicatie voor mensen de beste manier.

Zoals met heel dingen, geldt ook voor werkplekken dat er sprake moet zijn van balans. Het succes van een werkplek en of de werkomgeving innovatie bevordert, vraagt om balans. Balans tussen open, inspirerende ruimten die communicatie en samenwerking ondersteunen. Daarnaast zijn er stilteruimten die focus en concentratie bieden aan de individuele medewerker.

Strategische aanpak van workplace design voor innovatie in uw organisatie

Het design van de werkplek en werkomgeving moet doordacht en planmatig zijn. Alleen dan biedt het inspiratie en creativiteit. In plaats van meegaan met de laatste trend, zorgen slimme organisaties voor een workplace design die volledig aangepast is aan haar gebruikers. Uw medewerkers. Meegaan met de laatste trends kan namelijk een averechts effect hebben.

Een voorbeeld. Een grote producent van meubels wilde haar productiviteit en onderlinge interactie verhogen. Het hoofdkantoor werd getransformeerd naar één grote open ruimte zonder vaste werkplekken. Het aantal interacties ging inderdaad omhoog. Alleen ging het energieniveau van de medewerkers omlaag. Het aantal individuele ontmoetingen liep ook terug.
Wat er gebeurde? Op het moment dat medewerkers een werkplek hadden gevonden, verlieten zij deze niet meer. De beste oplossing is voor elke organisatie anders. Wat u in uw organisatie kunt doen, is het volgende. Combineer digitale communicatiepatronen met fysieke ruimte en verhoog de kans op interactie. Op die manier zorgt workplace design voor innovatie in uw organisatie.

Een organisatie moet eerst de gewenste patronen inzichtelijk hebben en weten op welke manier deze patronen de outcome (niet de output) beïnvloeden. Pas daarna kan het een werkomgeving ontwerpen die het realiseren van deze outcome mogelijk maakt.