Gebruikt u voor uw werkplekstrategie de juiste marktomstandigheden?

We nemen u mee langs de vier marktomstandigheden en het effect van deze marktomstandigheden op de werkplekstrategie die u gaat ontwerpen en uitvoeren. Aan het eind van het artikel heeft u antwoord op de vraag wat de invloed is van specifieke marktomstandigheden op de werkplekstrategie.


De invloed van marktomstandigheden op uw werkplekstrategie

Een belangrijke voorwaarde voor het samenstellen van een effectieve werkplekstrategie is dat u rekening houdt met de specifieke kenmerken van de markt en branche waarin uw organisatie opereert. Er zijn er meer, maar in dit artikel bespreken we de vier belangrijkste marktomstandigheden die directies en Facility Managers in overweging nemen bij het vormen van een strategie.

Voorwaarde voor een goede werkplekstrategie

Goede en duidelijke strategieën zijn en blijven lastig om te maken. Een goede strategie vindt zijn oorsprong in de juiste kennis op de juiste manier toegepast. Kennis van de organisatie, de stakeholders en uiteraard de markt waarin een organisatie opereert. Zonder deze kennis of de juiste toepassing daarvan, geen (effectieve) strategie.

Kent u de vier marktomstandigheden die uw werkplekstrategie beïnvloeden?

Ook bij het ontwerpen van een werkplekstrategie is kennis van de markt een belangrijk onderdeel. Ondanks dat, gaan strategen en leiders nog (te) vaak uit van voorspelbare, stabiele omgevingen. Terwijl de omgeving waarin hun organisatie opereert, bekendstaat als enorm beweeglijk of zelfs onvoorspelbaar. Uit onderzoek blijken onder andere onderstaande vier marktvormen of marktomschrijvingen. Leiders en Facility Managers doen er goed aan rekening te houden met de invloed van onderstaande marktbeschrijving op de werkplekstrategie.

Scenario 1: Markt is voorspelbaar, maar lastig te veranderen

In dit scenario vraagt een strategie om een duidelijke doelstelling, een duidelijke marktafbakening en het opbouwen en behouden van de marktpositie. Kwantitatieve en voorspellende strategische modellen werken in deze situatie het beste. Net zoals de klassieke benaderingen van medewerkersplanning, outsourcing en Facility Management. Verwacht kleine aanpassingen aan de werkplekstrategie zijn te verwachten, maar geen ingrijpende veranderingen komen weinig voor.

Scenario 2: Organisatie is een marktleider

Deze organisatie leidt de markt en bepaalt ook in grote mate de toekomst in een sterk concurrerende markt. De organisatie is ondernemend van karakter, neemt grote, maar wel overwogen en transparante risico’s. Een marktleider doet, waardoor wendbaarheid minder belangrijk is.

Werkplekontwerpers en Facility Managers hebben de verantwoordelijkheid dat de organisatie haar middelen kan ordenen en structureren, zij kunnen helder en precies plannen en de strategie op de juiste manier implementeren. De werkomgeving moet bijdragen grotere activiteit bij alles-of-niets-projecten. Facility Managers moeten voorbereid zijn op passende acties. Of een project nu slaagt, de verwachting overtreft of compleet faalt.

Scenario 3: De organisatie opereert in een dynamische, onvoorspelbare omgeving

Wereldwijde concurrentie, technologische ontwikkelingen, economische onzekerheid en maatschappelijke onrust. Al deze elementen zorgen voor een dynamische onvoorspelbaar strategisch speelveld voor deze organisatie. Dat vereist een continue verfijning en aanpassing van doelen en plannen.

Lange termijn strategieën kunnen maken, is niet relevant. In de markt waarin de organisatie opereert zijn lange termijn plannen al snel achterhaald. Deze organisatie verschuift zijn activiteiten, lijft deze in, of stoot deze af. Soepel en zodra nodig. Als gevolg daarvan is het voor deze omgeving gewenst dat de organisatie haar kosten van vast naar variabel verplaatst.
De strategische doelstelling voor werkplekontwerpers en Facility Managers is het bouwen van flexibiliteit in zowel de organisatie als bij toeleveranciers en partners.

Scenario 4: Organisatie in overlevingsmodus

Overlevingsstrategieën omvatten twee componenten. Het eerste component in de strategie is dat zij defensief zijn, kosten besparen, producten of diensten inperken en essentieel kapitaal en medewerkers vasthouden. Het tweede component is dat leiders een focus ontwikkelen en houden op het ontwikkelen van groeistrategieën.

Voor Facility Managers ligt de uitdaging in kostenbesparing op de korte termijn zonder afbreuk te doen aan de werkplekbeleving en het welzijn van de medewerkers op de lange termijn. De gebruikte middelen moeten worden ingezet op de kern van de organisatie die waarde creëert. Deze groep voelt zich dan gesteund in de strijd en daarmee ontstaan de hoogst mogelijke concurrentievoordelen.

Opdracht voor Facility Management

Hypes komen en gaan. Trends blijven langer hangen. Met een duidelijk beeld van de omgeving waarin een organisatie opereert, worden de keuzes makkelijker en de middelen doelmatiger ingezet. Dat biedt ruimte om met trends te omarmen en met te bewegen eventueel relevante hypes. Voor als Facility Manager is het goed om die omgeving mee te nemen in werkplekstrategie.

Hiermee plaatst u Facility Management op de strategische agenda. U laat zien dat u, weliswaar vanuit een gebruikersperspectief, een holistische aanpak niet uit de weg gaat. U zoomt uit, beschouwt en zoomt dan weer in op uw domein. Maar wel in het perspectief van de rest van organisatie waarin u niet alleen het effect van de markt op de werkplekstrategie inzichtelijk maakt, maar ook op andere processen. Wellicht kunt uw directie of uw collega-managers meenemen in deze aanpak en daardoor de gehele organisatie meekrijgen.

Lees meer over Integrated FM (IFM)