Hoe ziet de ideale werkplek voor samenwerking er uit?

De toegevoegde waarde van de huidige werkplek ligt in de mogelijkheid tot samenwerken. Hoewel er uiteenlopende technologieën zijn die samenwerken op afstand mogelijk maken, gebeurt effectief samenwerken nog steeds door fysiek bij elkaar te zijn. Dan moet de werkomgeving deze activiteit wel ondersteunen. En de werkomgeving moet in staat zijn onderscheid te maken tussen verschillende activiteiten en daarin faciliteren. In dit artikel gaan we dieper in op een de ideale werkplek voor samenwerking, communicatie en innovatie.

Hoe ziet de ideale werkplek voor samenwerking er uit?

De realiteit is dat veel organisaties een kantoorontwerp hebben die samenwerking onmogelijk maakt. Er zijn teveel drempels te nemen tot een eventuele toenadering. Denk maar eens aan die lange gangpaden, de verschillende verdiepingen en afgezonderde kantoren.

Er zijn verschillende onderzoeken gedaan naar afstand en de motivatie om te communiceren. Bij een afstand groter dan 50 meter kunt er vanuit gaan dat geen sprake meer is van communicatie. De wetenschap dat er collega's met kennis in huis zijn en waarmee samengewerkt kan worden, maakt dan niet meer uit. De afstand ontmoedigt om deze collega op te zoeken en om hulp te vragen.

ServiceFutures - Drempels werkplek voor samenwerking

De invloed van de werkplek op interactie

Als mens hebben we basale behoefte om onderdeel te zijn van een groep. Iets eenvoudigs als iemand groeten kan al het gevoel geven dat die persoon er bij hoort. Groepsgevoel heeft een enorme invloed op medewerkerstevredenheid, werkethos en prestaties. En wordt enorm onderschat.

De fysieke opzet van de werkplek bepaalt in grote mate de personen die groeten en waarmee we praten. Een directie heeft twee focusgebieden. De eerste is prioriteit geven aan een strategische aanpak van de werkplek. De tweede is het creëren van ruimten die interactie tussen divisies, verdiepingen en afdelingen of processen bevorderen. Ontbreken beiden dan worden kennisdeling en relaties ernstig beperkt.

ServiceFutures - onderlinge afhankelijkheden bij een werkplek voor samenwerking

Creëer een open werkplek voor samenwerking

Analyses in organisaties zijn heel duidelijk. Medewerkers die samenwerken in open, gedeelde kantooromgevingen hebben meer spontane en toevallige ontmoetingen en gesprekken. Dus minder vooraf geplande traditionele vergaderingen. Met open ruimten binnen de werkplek of kantooromgeving worden sociale en formele interactie verder ondersteund. denk hierbij aan informele vergaderruimtes, loungeplekken en koffiehoeken.

De medewerkers die beschikken over dergelijke open kantooromgevingen hebben vaker contact met meer collega's. Zij breiden hun netwerk binnen de organisatie verder uit dan medewerkers met een eigen kantoor. Medewerkers met een eigen kantoor hebben namelijk 26% minder persoonlijk contact met collega's gedurende een werkdag. Aan de andere kant staat het effect van Activity Based Working. In werkomgevingen die afgestemd zijn op de specifieke activiteiten van medewerkers en voorzien zijn van gedeelde werkplekken, hebben medewerkers het grootste professionele netwerk met verschillende disciplines binnen de organisatie.

Werkplekken brengen sociale relaties tot stand én versterken deze relaties. Collega's in hetzelfde kantoor, met zicht op elkaar en een minimale loopafstand, communiceren meer en vaker. Interactie wordt beïnvloed door zowel nabijheid als gemak. Het is handig als iemand dichtbij is. Zowel voor het werk als voor het onderhouden van relaties.

Ondersteun toevallige ontmoetingen op de werkplek voor samenwerking

In het ontwerp van een werkplek die samenwerking en relaties opbouwen bevordert, zijn de hechte groepen de grootste uitdaging. Onderzoek laat zien dat de minder sterk ontwikkelde relaties de potentie hebben om meer kennis te delen. Dit in tegenstelling tot de sterke relaties tussen collega's. Daar vindt veel minder kennisdeling plaats. Daar is een eenvoudige verklaring voor. De mensen die we goed kennen, hebben ongeveer dezelfde kennis. Je zit in dezelfde 'bubble' en die houd je in stand door met mensen in diezelfde bubble te communiceren. Collega's met wie we minder vaak samenwerken en communiceren, hebben vaker heel andere kennis en perspectieven. Deze collega's bevinden zich buiten onze bubble, maar kunnen ons veel meer leren.

Om concurrentievoordeel te halen uit samenwerking en verbeterde kennisdeling, is het van belang dat er ruimten zijn op de werkplek die toevallige ontmoetingen mogelijk maken. Het idee is dat we de collega's ontmoeten waarmee we we minder vaak samenwerken en communiceren. We moeten de bubble lek prikken, afstand nemen van de sterk ontwikkelde relaties en onze aandacht meer verdelen.

Zo ziet de ideale werkplek voor samenwerking er uit

De ideale werkplek voor samenwerking is een werkomgeving waarin Activity Based Working (AWB) wordt gecombineerd met ruimten die toevallige ontmoetingen stimuleren. Binnen een AWB-werkomgeving zijn medewerkers niet gebonden aan een vaste werkplek. De dagelijkse activiteiten worden uitgevoerd in geoptimaliseerde kantooromgevingen. Als aan al deze voorwaarden wordt voldaan dan heeft een organisatie alle voorzieningen getroffen om een aangename cultuur te bouwen waarin samenwerking, netwerken en ontmoeten worden bevordert en de prestaties van de organisatie verbeteren.