Hoe komt de Facility Manager aan de directietafel?

Hoe kan het Facility Management zich in de directie laten horen? Dr. Dean Kashiwagi geeft zijn visie op hoe de Facility Manager aan de directietafel kom te zitten. Gedeeltelijk zit dat in de positionering van de Facility Manager als functie en gedeeltelijk in het niveau waarop deze de werkzaamheden doet.

Hoe houdbaar is meer voor minder in Facility Management?

We horen vaak dat Facility Managers meer voor minder moeten doen. Hoe kan een facilitair bedrijf dat bolwerken zonder op servicekwaliteit in te boeten?

Tegenwoordig gaan organisaties uitbesteden om een betere dienst tegen een lagere prijs te krijgen. Dat model is alleen heel inefficiënt. De kosten verdwijnen niet zomaar, maar worden overgeheveld naar de dienstenleverancier. Die kosten hebben uiteindelijk hoe dan ook hun weerslag op het serviceniveau.

Het probleem is dus niet of een dienst wordt uitbesteed of intern wordt verzorgd. Het probleem is dat we het paradigma omtrent Facility Management moeten veranderen en hoe we dat aanpakken. De eerste stap is dat we de directie of Raad van Bestuur ervan moeten overtuigen dat Facility Management zeker geen kostenpost is. Sterker nog, met degelijk Facility Management kunnen we waarde toevoegen.

Facility Managers: denk als een baas!

Die mentaliteitsverandering binnen de directie is gemakkelijker gezegd dan gedaan. Hoe kunnen Facility Managers dat het beste aanpakken?

Een goede eerste stap: je moet de taal van de directie spreken. Als je de grote baas met allemaal technische verhalen lastigvalt, komt er niets van terecht. Die begrijpt daar niets van, omdat hij niet over technische kennis van Facility Management beschikt.

Daarom moeten Facility Managers als de baas kunnen denken. Dat betekent dat ze in eenvoudige termen moeten denken: kosten, toegevoegde waarde en capaciteit. Ze moeten iets kunnen laten zien wat duidelijk meerwaarde biedt.

En met duidelijk bedoel ik iets dat waarneembaar, transparant en logisch is. Een kostenbesparing van 2% is niets. Het gaat om besparingen van 10 tot 20%.

Hoe bereiken Facility Managers die efficiëntie?

Facility Managers moeten daarvoor effectief en efficiënt zijn. Ze moeten in alles snijden dat Facility Management-waarde heeft of dat als overheadkosten geldt.

Dat kun je doen door complexiteit aan te pakken. Er is iemand nodig die als Facility Management-expert met specialistische kennis kan optreden. Zo iemand vind een Facility Manager zowel intern als extern. Dit is bij voorkeur iemand die (wat) verder weg van de praktische kant van het verhaal staat. Deze persoon moet meer observeren, de cijfers kunnen interpreteren en de taal van de directie spreken. En dat betekent automatisch dat hij of zij wegblijft van de technisch kant.

Kan dat een succes worden?

Het antwoord is: ja. De observerende partij leunt op de specialistische kennis van de expert. Deze kan de volledige verantwoordelijkheid over alle geleverde diensten op zich nemen. Aangezien de Facility Management-expert op deze manier zo veel mogelijk invloed krijgt, hoeft diegene die observeert (in de directie) de expert nooit de les te lezen. De expert weet het immers het beste. Alles wat de collega in de directie hoeft te doen, is de kosten, de toegevoegde waarde en de klanttevredenheid in de gaten te houden. De eenvoud van de samenwerking en de mogelijke resultaten leveren uiteindelijk wederzijdse stijgingen van de effectiviteit en de efficiëntie op.

Hoe kunnen we die structuur met de toekomst van Facility Management vervlechten?

We hebben meer mensen nodig met leiderschap en visie. Dat zijn namelijk de mensen die de taal van de directie spreken en weten waar Facility Management de volgende stap moet zetten. Het zijn geen techneuten. Ze weten echter wel hoe ze leiderschap in de organisatie aanjagen. Dat is het enige waarmee ze Facility Management in de kijker van de directie kunnen krijgen.

Het imago van Facility Management

Eén aspect is dat Facility Managers een beeld van hun eigen functie en de mogelijkheden daarvan hebben. Een ander aspect is dat we leken de toegevoegde waarde van Facility Management duidelijk moeten maken. Hoe kunnen we hun beeld van Facility Management bijstellen?

Dat is geen sinecure. Er is verandering voor nodig. En de mens is nu eenmaal bang voor veranderingen. Daarom moeten we op zoek naar mensen met visie, mensen die onderkennen dat verandering voor beiden een vereiste is. Moet je je klant uitvoerig uitleggen wat je visie inhoudt, dan is het geen goede klant voor je. Uiteindelijk gaan dat soort klanten steigeren en willen ze gewoon dat je de kosten drukt.

Als je aan beide kanten de visionairs hebt gevonden, kun je tests gaan doen en stilaan een geschiedenis opbouwen. De waarde wordt op basis van concurrentie bepaald; niet op basis van iemands subjectieve beslissing aan de hand van de Best Value Approach, en niet in het openbaar. Als je de organisatie namelijk inlicht dat je aan een transformatie werkt, is er meteen paniek.

Daarna doe je de ene test na de andere en documenteer je de meerwaarde en de gedaalde kosten. Het aantal mensen dat je voor een Best Value Approach nodig hebt, is klein. Ze moeten echter wel visie hebben. De efficiëntie neemt met een factor tien toe. Zodra de duidelijke informatie beschikbaar wordt, is het startsignaal voor verandering gegeven.

Via continue tests en verbeteringen en de zoektocht naar de mensen met visie kun je Facility Management in de gehele organisatie hoger op de agenda zetten. En op die manier de aandacht verplaatsen van kosten naar meerwaarde.

En onthoud: de waarde moet zo duidelijk zijn dat de directie, cvb of top topmanagement niet eens hoeft na te denken over beslissingen.

Toekomst van FM
De wereld van facilitair management verandert. Dat komt, omdat de manier waarop we werken, ons werk, de samenstelling van medewerkers, en onze werkplek veranderen. Weten wat er gaat veranderen en welke gevolgen dat heeft? Download ons white book!

Download het white book 'The Future of Work, Workforce & Workplace!

Over dr. Dean Kashiwagi

Dr. Dean Kashiwagi is hoogleraar aan de Arizona State University en voorzitter van de Performance Based Studies Research Group (PBSRC). De PBSRC is een toonaangevende organisatie op het gebied van facilitaire en projectmatige prestaties en efficiëntie.