Hoe geef je optimaal ruimte aan groei?

Hoe faciliteer je groei in een bestaande kantooromgeving en zorg je tegelijkertijd ervoor dat de werkomgeving prettig blijft. bol.com had dezelfde uitdaging met haar kantoorlocatie in de Utrechtse wijk Papendorp en moest kiezen tussen verhuizen, verbouwen of nieuwbouw. Dorine van Ierschot van bol.com vertelt in Smart WorkPlace 5 over deze uitdaging. We gaan in dit artikel kort in op haar plannen en ambitie.


Verbouwen en uitbreiden

Het werd een combinatie uitbreiden (nieuwbouw) en verbouwen. De bestaande locatie werd verbouwd en uitgebreid om zo de verwachte groei in de komende jaren te kunnen accommoderen. Het huidige complex is verdeeld over 4 kantoortorens (B, C, E, F) en biedt ruimte aan 2200 werkplekken voor 2600 medewerkers. In 2021 komt daar nog een toren bij (A) met 6700 vierkante meter verhuurbare vloeroppervlakte (vvo) en 570 werkplekken.

Gevalideerde informatie

Voor het maken van de juiste én onderbouwde keuzes, maakte bol.com gebruik van twee informatiebronnen. In eerdere artikelen gaven we aan dat perceptie en sensordata van elkaar kunnen verschillen, maar elkaar ook kunnen aanvullen en versterken. We hebben minimaal beide bronnen nodig om gevalideerde keuze te maken.

bol.com deed onderzoek naar de capaciteit, de behoeftes van de teams en waar deze het beste in het gebouw kunnen worden gepositioneerd en vulde die informatie aan met sensordata van de drukte en de bezettingsgraad. De data zijn volgens Dorien van Ierschot, Senior Workplace Management Specialist, bij bol.com zeer waardevol: “De data geven informatie over werkplekbezetting, maar ook over bijvoorbeeld vergadercultuur.”

Werkplek vanuit de agenda

Dit najaar startte bol.com met het project ‘Cosy’. Van Ierschot: “Het project ‘Cosy’ omvat alles wat nodig is om in dit pand te blijven zitten. Zoals werkplekonderzoek, uitbreiding van faciliteiten en manieren van werken. Een belangrijk uitgangspunt is dat medewerkers meer vanuit hun agenda gaan kijken waar ze gaan zitten.”

bol.com besteedt ook veel aandacht aan de work-life balance en de vitaliteit van medewerkers. “Dat heeft te maken met de gemiddelde leeftijd van onze medewerkers, 35 jaar. Dat is een specifieke groep, voor wie de work-life balance en vitaliteit belangrijke items zijn. Daarom spelen we op allerlei manieren erop in. Medewerkers vinden het ook belangrijk dat ze het onder werktijd kunnen doen. Daardoor zijn ze ook echt klaar als ze het pand verlaten. En dat is weer belangrijk vanwege de work-life balance.”

Open tijdens de verbouwing

Van Ierschot ziet het als de grootste uitdaging de komende jaren om te midden van alle veranderingen ervoor te zorgen dat bol.com een prettige werkomgeving blijft. “Medewerkers en de business moeten eigenlijk niet voelen waar we achter de schermen op het gebied van huisvesting mee bezig zijn. De werkomgeving bij bol.com heeft altijd een bepaalde dynamiek gehad en we willen graag dat die dynamiek overeind blijft. En dat de werkomgeving veilig en prettig blijft. Het project heet niet voor niets ‘cosy’, het Engelse woord voor gezelligheid. Want die gezelligheid heeft altijd in het DNA van bol.com gezeten en we willen graag dat die ook behouden blijft.”

Via de website van partner Smart Workplace vindt u het originele artikel wat tevens een inleiding is naar de vijfde editie van het Smart WorkPlace magazine. Als partner mogen wij het magazine ook aanbieden. U kunt deze aanvragen via onderstaande knop.

Vraag Smart Workplace 5 aan!