Hoe bereidt u zich voor op de werkplek van de toekomst?

Hoe kunnen organisaties zich voorbereiden op de werkplek van de toekomst? Dat vroegen we aan Diane Coles Levine, voorzitter van de IFMA Foundation en gastdocent bij MIT en de Technische Universiteit van Wenen. In dit artikel geeft zij antwoord op deze vraag. Ze licht de ontwikkelingen toe en welke implicaties deze ontwikkelingen hebben op de werkplek van de toekomst.

'Branche-brekende' ontwikkelingen

We staan aan de vooravond van roerige tijden, met baanbrekende ontwikkelingen binnen de nanotechnologie, de biotechnologie, de informatietechnologie en de cognitieve wetenschappen (samen ook wel ‘NBICS’). En net als de orkanen in de Caraïben en de Verenigde Staten van eerder in 2017, worden het roerige tijden zoals de mens nog niet heeft meegemaakt. De ene NBICS-innovatie volgt de andere in rap tempo op. Onze manier van werken gaat over de hele wereld in alle branches ontzettend veranderen. Daarnaast blijft het Internet of Things zich maar ontwikkelen, wat gepaard gaat met de nodige veranderingen op het gebied van werkplekstrategieën. Gartner schat dat Internet of Things (IoT) 2020 is uitgegroeid tot een markt van $ 3 biljoen. Met IoT en slimme steden is de potentie voor enorme winsten zo hoog dat Facility Management exponentieel gaat veranderen. Door de klimaatverandering en het steeds groter wordende aantal mobiele online apparaten komen veerkracht en digitale beveiliging nog hoger op de prioriteitenlijst van topmanagement en werkplekstrategen te staan.

De gevolgen van robots en kunstmatige intelligentie

Kunstmatige intelligentie (Artificial Intelligence, AI) en robots gaan veranderingen teweegbrengen in alle sectoren waar Facility Managers werken. Daardoor wordt het nog veel lastiger wordt om teams aan te sturen. Uit een recent onderzoek van Deloitte blijkt bijvoorbeeld dat de komende 20 jaar meer dan 100.000 banen in de rechtspraak gaan verdwijnen door robotisering. Er is al Ross de robot, gespecialiseerd in faillissementsrecht: de eerste AI-advocaat ter wereld. Ross draait op IBM Watson en werkt bij het New Yorkse advocatenbureau Baker Hostetler. Alleen al op de afdeling faillissementsrecht werken zo’n 50 menselijke advocaten. Volgens EY “is RPI, oftewel robotisering van processen, de toekomst. Financiële afdelingen en boekhoudingen moeten zich erop gaan voorbereiden”. Walmart heeft onlangs met behulp van RPI 7000 boekhoud- en factureringsfuncties kunnen schrappen.

In een rapport van de Verenigde Naties staat bovendien dat robots wereldwijd miljoenen banen kunnen doen verdwijnen. Iedere branche en iedere regio gaat de gevolgen ervan voelen. Er komen echter wel allerlei nieuwe, hoogwaardige banen in de plaats van de vacatures die zijn verdwenen. Wat voor banen zijn dat precies? En hoe kunnen we ons erop voorbereiden? Binnen HR zijn er wel stappen gezet om teams strategischer te beheren, maar we zijn er nog niet en het is lastig om alle ontwikkelingen bij te benen. Zonder goede vacatureprognoses kunnen werkplekstrategen vanwege onverwachte veranderingen in de arbeidsmarkt elke keer weer van voren af aan beginnen.

Hoe kunnen we anticiperen op de robotisering? En wie gaat eigenlijk de robots managen? Human Robot Interaction (HRI) is een enorm, multidisciplinair werkveld dat de wisselwerking tussen mens en machine, AI, taalbegrip, robotica en sociologie omspant. Uit HRI-onderzoek blijkt dat veel mensen liever een robotbaas dan een menselijke baas hebben. Er komen ook steeds vaker binnen het kader van Facility Management functies voor roboticatechnici. Sommige sectoren, zoals de gezondheidszorg, werken al met robots als leveranciers van specifieke Facility Management-diensten, zoals beveiliging, bezorging en onderhoud. Facility Managers beheren dit soort robots al en moeten hun technische kennis en hun begrip van HRI zien uit te breiden.

Samenwerken, vooruitdenken en scenariomatig plannen

Een gebouw gaat 30 tot 40 jaar mee. Dat is veel langer dan het exponentiële tempo waarin de ontwikkelingen elkaar opvolgen. Hoe kunnen bij gebouwen anticiperen op een onbekende toekomst met nu nog onbekende teams van mensen en robots? Werkplekstrategen moeten nu meer dan ooit niet alleen aandacht aan de organisatorische strategie, maar ook aan de toekomst van hun branche besteden. Vooruitdenken en scenariomatig denken worden daardoor een harde vereiste. Daarnaast is er voor succes het vermogen vereist om samenwerkingen aan te gaan met het topmanagement, HR, de ICT-afdeling, financiële teams en andere partijen, om aan te sturen op een interactieve en creatieve reeks perspectieven. De toekomst is uiteraard lastig te voorspellen, maar we kunnen wel alvast zeggen dat het zinvol is om de directie of raad van bestuur inzicht te bieden in hoe ze met samenwerken, vooruitdenken en scenariomatig denken tot betere beslissingen komen.

Ik heb voor een praktijkonderzoek samengewerkt met een Amerikaanse donororganisatie die op die strategie inzette. Door de bevolkingsgroei werden er meer organen gedoneerd en kwam er dus ook meer personeel, waardoor er tekorten in de werkruimte ontstonden. De donororganisatie moest toen haar kantoorvestiging uitbreiden en een nieuwe parkeerfaciliteit aanleggen, of verhuizen.

Bij het vooruitdenken en scenariomatig denken hebben we gekeken naar de gevolgen van NBICS op de orgaansector, samen met maatschappelijke, economische, milieutechnische, politieke en demografische factoren. In ieder deelgebied en bij iedere technologie hebben we twee vragen gesteld. Stel dat …? En dan? Bijvoorbeeld: stel dat we met 3D-printers menselijk weefsel kunnen maken. Kunnen we dan in de toekomst nieren niet binnen slechts 4 uur, maar 5 dagen transplanteren? Stel dat je met je eigen stamcellen een nieuw hart kunt laten groeien. Of stel dat experts voorspellen dat we in 2025 in volledig zelfrijdende auto’s rondrijden….

Uit ons onderzoek blijkt verrassend genoeg dat de opkomst van de zelfrijdende auto tot 20% minder orgaandonaties gaat leiden. Waarom? Omdat er, en ook dat blijkt uit onderzoek, minder auto-ongelukken plaatsvinden als je de mens als risicofactor uit het proces wegneemt. Een op de vijf organen kan vanwege een auto-ongeluk worden gedoneerd. Denk maar eens na over de gevolgen van deze ontdekking voor de strategische planning. De zelfrijdende auto gaat ook de vastgoedsector ontregelen en veranderingen teweegbrengen in de manier waarop we werken en parkeren. In sommige Amerikaanse steden gelden al nieuwe bouwrichtlijnen: een parkeergarage moet gemakkelijk tot een multifunctionele ruimte kunnen worden omgebouwd. Om die reden stelde de donororganisatie vragen. Waarom zouden we überhaupt een parkeergarage bouwen? En wat is de toekomst van de parkeergarage?

Dankzij het vooruitdenken konden de CEO en leidinggevenden van de bedrijfsvoering, de financiële afdeling, HR, de ICT-afdeling en het Facility Management drie mogelijke toekomstscenario’s opstellen die ook nu al van toepassing kunnen zijn. Uiteindelijk koos het team voor één scenario, dat het voorlegde aan de raad van bestuur: een toekomstbestendige organisatorische strategie, compleet met werkveldprognoses en strategieën voor ICT, vastgoed en werkplekken. Het proces leidde uiteindelijk tot betere werkplekbeslissingen waarmee kosten werden bespaard, de productiviteit toenam en millennials werden aangetrokken. Daardoor beschikt de donororganisatie nu over een concurrentievoordeel.

CEO’s moeten anders gaan denken

Samen met Susan Wiener heb ik onderzoek gedaan naar de toekomstige werkplek. Daaruit blijkt dat “bij de overweging voor een grote verhuizing of renovatie CEO’s de Facility Manager niet als de persoon beschouwen die bij dit soort projecten de leiding op zich mag nemen”. Ze geven de voorkeur aan iemand met een vooruitstrevende visie en diepgravende kennis van alle organisatorische facetten. Desondanks begrijpen CEO’s wel dat er bij dit soort projecten een samenwerking moet komen tussen partijen met een zakelijk perspectief (de CEO en CFO) en partijen met een functioneel perspectief (Facility Management, HR, ICT, duurzaamheid).

Een verhuizing kan uiteraard een beslissing zijn met grote gevolgen op de lange termijn. Nu de veranderingen zich soms in exponentieel tempo voltrekken, moeten CEO’s anders gaan denken. Mensen, werkplekken, processen en technologie zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Het is dan ook niet meer dan logisch dat de strategieën voor teams, werkplekken en technologie van elkaar afhankelijk zijn. Wil een organisatie succesvol zijn, dan moet er een officiële samenwerking worden aangegaan met de juiste leidinggevenden. Die moeten voorbij hun traditionele strategische planning kijken met behulp van scenariomatig denken en vooruitstrevend denken. Zoals Marc Benioff, de oprichter van Salesforce, ooit zei: “Je moet altijd kunnen voorspellen wat er komt en flexibel genoeg zijn om je aan te passen.” Met samenwerkingen wordt een organisatie flexibel genoeg om het grillige bedrijfsleven te begrijpen en erop in te spelen.


Met een blik op de (nabije) toekomst van World Workplace Experience meets Facility for Future is het goed om eens te kijken waar u staat. Waar wilt u met uw organisatie in 2019 heen en welke rol speelt Service Management daar in? Doe inspiratie op in ons gratis whitebook!

Lees het white book: The Future of Work, Workforce & Workplace!


Over Diane Coles Levine

Diane-Coles-LevineDiane Coles Levine, MCR heeft meer dan twintig jaar ervaring met zakelijk vastgoed, werkplekstrategie en Facility Management. Levine geeft gastcolleges aan MIT Professional Education en de Technische Universiteit Wenen en treedt bij internationale conferenties op als spreker. Ze heeft meegeschreven aan Work on the Move, waarvoor ze in 2012 de Distinguished Author Award van IFMA kreeg, en aan Cut it Out: Save for Today, Build for Tomorrow. Verder is ze voorzitter van IFMA Foundation, penningmeester van IFMA CREC en voormalig voorzitter van het IFMA Orange County Chapter.