Vijf strategische overwegingen bij het herontwerpen van de werkomgeving

De zomer staat voor de deur. Goed om in de komende weken van relatieve rust eens goed de werkomgeving te bekijken. Hoe staat het er bij? Wat heeft (dringend) aanpassing nodig? Misschien overweegt u om na een inspectieronde de werkomgeving en daarmee de workplace experience volledig opnieuw vorm te geven. Wacht met doorvoeren van veranderingen tot alle eindgebruikers en klanten weer terug zijn. U heeft ze nodig om te testen en pilots te draaien. Tot die tijd kunt u prima voorbereidingen treffen. In dit artikel geven we u 5 strategische overwegingen die u moet nemen bij het herontwerpen van de werkomgeving.

Gemiddeld besteden we 40 uur per week aan werk. Met dat in het achterhoofd is een comfortabel en productief gevoel belangrijk. Om die reden moeten organisaties continu het ontwerp van de werkomgeving evalueren. Het ontwerp moet blijven(d) passen bij de eisen vanuit de organisatie voor toekomstige resultaten en werkprocessen. Zo halverwege het jaar is het daar een goed moment voor. Als u dit aan het begin van het jaar niet gedaan heeft, dan is dit het moment om even terug te kijken en plannen te maken voor de rest van 2018 en verder. In welke mate draagt de werkomgeving bij aan het realiseren van de doelstellingen van de organisatie? Als dat niet het geval is of er is sprake van een niet optimale situatie, dan is er genoeg reden om dit te veranderen.

Focus op planning, communicatie en brede betrokkenheid

Bij het herontwerpen van de werkomgeving vormen de organisatiedoelstellingen en behoeften van gebruikers het uitgangspunt. Dat vereist een focus op project- en procesplanning. Bij het herontwerpen van de werkomgeving maakt u de afweging welke ruimten het beste in staat zijn prestaties te ondersteunen of te verbeteren. De directie moet een leidende rol innemen om te zorgen dat het proces in lijn is met de richting waarin de organisatie zich ontwikkelt.

Naast procesplanning zijn communicatie en betrokkenheid cruciale factoren in een veranderingsproces. Logischerwijs moeten HR en communicatie in het proces worden betrokken om de veranderingen aan te moedigen. Organisaties hebben vaak te weinig ervaring in het maken van de lastige afwegingen tussen ruimte, gedrag, strategieën en de prestaties van de organisatie.

Organisaties doen er daarom verstandig aan om een (extern) adviseur in de arm te nemen. Deze assisteert dan bij het betrekken bij en communiceren over het veranderingstraject. En een adviseur is beter in staat om de definitie van succes die de directie heeft en de eisen aan de uitkomsten te koppelen aan de toekomstige werkplek.

Een adviseur die een analyse van de actuele situatie kan maken en deze analyse kan koppelen aan het aansturen van mensen en medewerkers en aan de gewenste manier van werken. Welk strategisch herontwerp is nodig om realisatie van de organisatiedoelstellingen te ondersteunen en mogelijk te maken.

Het komt vaak genoeg voor dat iedereen in een organisatie wil bijdragen de ontwikkeling van de organisatie. Alleen wil niemand zij of haar gedrag of gewoonten aanpassen. Weerstand om te veranderen en onzekerheid spelen op. Reden daarvoor is dat de directie niet in staat is de definitie van succes te formuleren. Zodra managers vertrouwen verliezen in het leiden van een veranderingsproces, gaan zij uitzonderingen maken en vervallen zij in oude gewoonten.

Wat zijn de vijf strategische overwegingen bij het herontwerpen van de werkomgeving?

Een goed gecommuniceerde en volledig geïmplementeerde veranderstrategie biedt kansen om de organisatie beter te laten presteren en voorkomt dat niet-productief en inefficiënt gedrag wordt overgenomen of terugkomt. Om een succes te maken van uw evaluatie en herontwerp hebben we vijf strategische overwegingen die u kunnen helpen bij het herontwerpen van de werkomgeving.

In deze visual staan de vijf strategische overwegingen die helpen bij het herontwerpen van de werkomgeving: 1. Formuleer een visie en succescriteria voordat u de veranderingen inplant; 2. Identificeer de behoeften en karakteristieken van de (eind)gebruikers voordat oplossingen gaat bedenken; 3. Bespreek overeenkomsten en verschillen in gedrag om beter. Hierdoor krijgt u beter inzicht in en een beter plan voor het ontwerpen en implementeren van de veranderingen; 4. Betrokkenheid van directie is een eerste voorwaarde voor het betrekken van eindgebruikers; 5. Betrokkenheid van eindgebruiker als belangrijke voorwaarde voor actief uitdragen van de verandering. De medewerkers moeten het belang en de noodzaak tot veranderen begrijpen om deze actief te kunnen te ondersteunen.