Hoe zorgt u voor een goede Facility Management RfP?

Wat staat er in een Facility Management RfP? Hoe zorgt u voor zekerheid in de selectie van de juiste facilitaire dienstverlener? In dit artikel beschrijven we de vijf stappen in het proces naar een goede Facility Management RfP.

Voor elke organisatie geldt dat samenwerkingen en partnerships met de juiste partijen belangrijk zijn voor het succes van die organisatie. Het uitzetten van een RfP (Request for Proposal - verzoek tot voorstel) helpt een inkopende organisatie om tot goede samenwerking te komen. Het maakt het selecteren van de beste facilitaire dienstverlener mogelijk.

Wat is een RfP?

Simpel uitgelegd is een Request for Proposal (RfP) een document waarin een inkopende organisatie verzoekt om aanbiedingen voor een oplossing, diensten of producten die de vragende organisatie wil. Een RfP informeert de geselecteerde facilitaire dienstverleners over de eisen, wensen en verwachtingen van de inkopende organisatie. De aanbieders in deze Facility Management RfP gaan specifiek in op deze vereisten. Zij presenteren met de aangedragen punten hoe zij deze aanpakken.

Door de uitvraag bij verschillende facilitaire dienstverleners, krijgt de vragende partij ook meerdere voorstellen. Dit geeft de organisatie de mogelijkheid om de beste leverancier(s) te selecteren. Daardoor ontstaan ook vaak interessante voorwaarden voor beide partijen.

De vijf stappen in het proces naar een goede Facility Management RfP

Het proces naar een goede Facility Management RfP bestaat uit vijf stappen. In onderstaande afbeelding zijn deze schematisch weergegeven. Hierna lichten we elke stap in het proces naar goede Facility Management RfP kort toe.

Deze schematische weergave beschrijft de 5 stappen in het proces naar een Facility Management RFP (Request for Proposal). De stappen zijn: Stap 1: Bepaal de behoeften, voorwaarden en vereisten Stap 2: Publiceren van de RFP en uitnodigen van aanbieders Stap 3: Bekijken en beoordelen Stap 4: Selecteer toeleverancier Stap 5: Evalueer het proces

Stap 1: Bepaal de behoeften, voorwaarden en vereisten

Belangrijk bij het krijgen van de beste deal is duidelijkheid over de behoeften en de voorwaarden waaronder in deze behoeften moet worden voorzien. Hoe meer duidelijkheid er is over de behoeften en vereisten, hoe beter facilitaire dienstverlener een toegespitste waardenpropositie kunnen geven.

Binnen de inkopende organisatie moet er overeenstemming zijn over de evaluatiecriteria en methoden voor het vergelijken van de verschillende voorstellen. Dit kan een uitdaging zijn als verschillende stakeholders met verschillende visies en eisen over de voorstellen moeten beslissen. Neem collega's serieus en luister naar hun. De informatie uit verschillende onderdelen van de organisatie helpt bij selecteren van het juiste voorstel.

Overeenstemming binnen de organisatie is dus belangrijk. Daarnaast is het belangrijk dat facilitaire dienstverleners ingaan op de specifieke vragen over hun organisatie en bewijs voor de stellingen die zij doen.

Stap 2: Publiceren van de RfP en uitnodigen van aanbieders

De inkopende organisatie plaatst de Facility Management RfP in specifieke media en nemen contact op met geselecteerde facilitaire dienstverleners. U kunt de inschrijvers uitnodigen voor één of meer informatiebijeenkomsten voorafgaand aan de uiterste inzenddatum. Hou dan wel rekening met voldoende inleestijd voor de inschrijvende partijen. Zo kunnen zij zich goed voorbereiden op deze informatiebijeenkomsten.

Stap 3: Bekijken en beoordelen

In stap 3 van het proces naar een goede Facility Management RfP heeft u de voorstellen ontvangen. De facilitaire dienstverleners hebben hun voorstel uit kunnen werken en uit kunnen leggen hoe zij aan uw eisen, wensen en voorwaarden gaan voldoen en tegen welke kosten. Nu is het aan de de inkopende organisatie om de inschrijvingen te beoordelen. In deze fase bekijkt u of de voorstellen aan uw criteria voldoen en aansluiten op de organisatiewaarden. De kosten alleen zijn bijna nooit het enige criterium in de selectie van een facilitaire dienstverlener. De beoordeling vindt bij voorkeur plaats op basis van vooraf vastgestelde criteria. Rangschik de criteria op volgorde van belangrijkheid in de algehele prestaties van de diensten en het contract.
Laat medewerkers met kennis van zaken de voorstellen beoordelen. Zij moeten bekend zijn met de inhoud en het doel van de RfP. Daarnaast moeten ze er belang bij hebben dat de Facility Management partnership een succes wordt.

Stap 4: Selecteer toeleverancier

We zijn in de laatste fase in het proces naar een goede Facility Management RfP beland. In deze fase zijn er nog 2, maximaal 3, aanbieders in de race. U kunt hun uitnodigen om elk afzonderlijk hun eigen voorstel te presenteren. In deze fase vinden gewoonlijk de eindonderhandelingen over de prijs en de voorwaarden plaats. Het contract wordt opgesteld met hulp van een advocaat die thuis is in zakelijke contracten. De uiteindelijke keuze voor een aanbieder wordt gemaakt en het contract wordt gegund.

Stap 5: Evalueer het proces

Evaluatie van het proces is net zo belangrijk als de andere vier stappen in het proces naar een goede Facility Management RfP. Het helpt de inkopende organisatie om een standaardwerkwijze voor een RfP op te zetten. En het helpt bij het evalueren van het proces zelf. Tijdens proces van een Facility Management RfP kunnen de omstandigheden veranderen. In een organisatie met een grote marktafhankelijkheid is dat zelfs heel waarschijnlijk. Dit betekent mogelijk aanpassingen in de vereisten om doelstellingen te halen. Het team kan het proces beoordelen op successen en mislukkingen tijdens de duur van het contract.
Deze evaluatie geeft inzicht in het juist aanwenden van financiële middelen voor de RfP. Zijn alle gemaakte kosten te relateren aan het proces rond de RfP? Daarnaast biedt het inzicht in mogelijke optimalisatie van het proces voor een volgende RfP.