Hoe ontwikkelt u een werkplek waar mensen samenwerken, communiceren en innoveren?

World Workplace Europe 2019 staat voor de deur en staat in het teken van de samenwerking. Dat moet het basis zijn in waardecreatie. Waarde creëren doet u samen met uw facilitair dienstverlener en dat doet op strategisch niveau. Met maar één doel: een werkplek creëren die samenwerking, communicatie en innovatie ontwikkelt en stimuleert.

Samenwerking vormt tegenwoordig een van de activiteiten met de meeste toegevoegde waarde. Toch pakken organisaties niet door met de ontwikkeling van ruimten waarin samenwerking echt wordt gestimuleerd.

Sterker nog, veel moderne werkplekken zijn zodanig ingericht dat gebruikers er amper kunnen samenwerken. De grootste belemmeringen zijn lange, kaarsrechte gangpaden, verschillende verdiepingen en eenpersoonskantoren.

Uit onderzoek blijkt dat mensen niet meer kunnen communiceren of samenwerken als ze meer dan 50 meter van elkaar zijn verwijderd. Dat heet het Allen-effect. Dus ook al zijn medewerkers zich er terdege van bewust dat er allerlei samenwerkingspartners in de buurt zijn, ze doen er niets mee als ze er te ver voor moeten lopen.

De juiste ruimte voor de juiste activiteit

De werkomgeving beïnvloedt onze manier van samenwerken

De mens heeft een basisbehoefte om deel uit te maken van een gemeenschap. Dat gemeenschapsgevoel kan al met eenvoudige handelingen worden bereikt, bijvoorbeeld door een collega te begroeten. Gemeenschapszin is een van de belangrijkste, maar ook een van de meest onderbelichte aspecten van de tevredenheid, motivatie en prestaties van medewerkers. 

Welke mensen we precies begroeten en bij onze samenwerkingen betrekken, hangt ook af van de daadwerkelijke werkomgeving en hoe die is ingericht. Het topmanagement moet het strategische design van de werkplek voorrang geven. Verder moet er binnen de organisatie ruimte zijn die die nodig is om samenwerking tussen verschillende afdelingen en verdiepingen over langere afstanden mogelijk te maken. Wordt aan die voorwaarden niet voldaan, dan wordt er maar weinig kennis uitgewisseld. Ook relaties opbouwen gaat dan nodeloos stroef.

De invloed van de werkplek op sociale interactie

Een open ruimte stimuleert informeel en formeel contact

Uit analyses blijkt dat mensen die op een niet nader genoemd moment van de dag in een gemeenschappelijke ruimte aan de slag gaan, meer spontane, ongeplande vergaderingen houden en minder geplande vergaderingen. Daarnaast kan er met ruim bemeten voorzieningen, zoals openbare vergaderruimten, loungehoeken en kantines meer informeel en formeel contact plaatsvinden.

Deze mensen hebben meer contact met collega’s en kunnen hun netwerk binnen de organisatie makkelijker en met meer diversiteit uitbreiden dan wanneer ze in hun eigen kantoortje zitten opgesloten. Sterker nog, 26% van de medewerkers met een eigen kantoor heeft de hele dag geen persoonlijk contact met collega’s. Het tegenovergestelde daarvan laat zich dan raden: uit onderzoek blijkt dat medewerkers die in gedeelde werkomgevingen werken over het breedste netwerk binnen de organisatie beschikken. Dat netwerk omvat veel meer mensen dan enkel collega’s van de eigen afdeling.

Met een werkomgeving kun je sociaal contact niet alleen aangaan, maar ook versterken. Als collega’s vaak in dezelfde ruimte werken, neemt de visuele toegang tussen beiden toe. Ze hoeven daarnaast minder ver te lopen en kunnen daardoor intensiever communiceren.

In deze context wordt contact beïnvloed door zowel de nabijheid als het gemak waarmee een collega kan worden bereikt. Het is gewoon handig om in elkaars buurt te werken. Niet alleen om een klus te klaren, maar ook om een hechte band te smeden.

Ondersteun de ad-hocvergadering

Wie een werkplek op samenwerking en relaties wil inrichten, moet en zal de kleine ‘samenscholingen’, de in-groups opbreken. Uit onderzoek blijkt dat bij perifere relaties (oftewel: zwakke banden) de beschikbaarheid van kennis hoger is dan bij kliekjes (oftewel: de zeer hechte banden).

Onze eigen kennis verschilt nu eenmaal niet zo erg van de kennis van mensen met wie we vaak contact hebben. Collega’s met wie we juist minder vaak samenwerken, hebben juist weer kennis en perspectieven die flink van die van onszelf verschillen.

Wilt u samenwerking tot een concurrentiemiddel maken? Richt de werkomgeving dan zo in dat er toevallige vergaderingen kunnen worden gehouden met collega’s met zwakke banden, zodat de collega’s met hechte banden minder aan elkaar blijven plakken.

U behaalt nog meer succes als u ook nog werkomgevingen aanbiedt die op activiteiten zijn ingericht. Daar zitten medewerkers niet vast aan hun bureau, en vinden de dagelijkse activiteiten in geoptimaliseerde werkruimten plaats. Zo beschikt uw organisaties over meer dan genoeg mogelijkheden om een prachtige netwerkcultuur op te bouwen en de prestaties te verhogen.


World Workplace Europe 2019

Samenwerking leidt tot vooruitgang. Wanneer uw medewerkers samen werken wordt er toegevoegde waarde gecreëerd. Dat dit ook opgaat voor samenwerkende organisaties, is het startpunt van World Workplace Europe. Samenwerking creëert mogelijkheden voor startups en acceleratie voor grote organisaties. Samenwerking betekent betere partnerships waarin de datgene wat de opdrachtgevende partner op strategisch niveau wil bereiken, centraal staat. U komt alles te weten over nieuwe vormen van samenwerken tijdens World Workplace Europe 2019 op 20 en 21 maart in de Kromhouthal in Amsterdam.

Haal alles uit World Workplace Europe 2019!