Drie tips voor een geslaagde herhuisvesting

Verbouwen, inrichten en intern verhuizen terwijl de winkel open is. Dat vraagt flexibiliteit van alle betrokkenen. En betrokkenheid van alle belanghebbenden, de medewerker voorop. In dit artikel gaan we in op de grootste valkuilen. Daaruit volgen drie tips voor het behouden van de beste workplace experience tijdens de herhuisvesting.


Alles volgens plan…?

Bij grote projecten hoort een projectplan waarin alle stappen en de planning gestructureerd uiteen is gezet. Als dat plan er al is, dan is dat nog geen garantie voor succes. De uitvoering vraagt de juiste kennis, tijd en geld. Is dat er ook, maar is het plan samengesteld zonder daarbij alle relevante doelgroepen te betrekken, dan zal adoptie moeizaam zijn en zeker niet volgens plan verlopen.

Er is een simpele reden voor de grote kans op falen. Of eigenlijk twee, maar die hangen nauw met elkaar samen. We schreven eerder al dat FM veel bezig is met vandaag. Daardoor is er te weinig tijd en/of capaciteit voor morgen: de grotere projecten, innovatie en de algehele ambitie om FM naar hoger niveau te brengen.

Als de directie besluit om de werkplekstrategie of de herhuisvesting bij een andere afdeling of een externe partij te leggen, dan ontstaat er een ander risico. Hoe druk het facilitair bedrijf ook is met het oplossen van ad hoc uitdagingen, zij kennen de gast wel het beste. Servicemedewerkers zien dagelijks de successen, kansen en mogelijkheden. Het risico ontstaat dat deze kennis niet meegenomen wordt in de plannen.

Is er een werkplekstrategie?

Een veranderplan is alleen relevant als het bestaande plan niet meer volstaat. Daar ligt ook meteen de crux. Er moet een plan zijn waarin de verwachtingen en doelstellingen van de organisatie naar voren komen. Zonder een duidelijke werkplekstrategie en/of huisvestingsstrategie is 1) niet duidelijk wat de bestaande situatie is, en 2) wat er moet gebeuren om deze weer passend te krijgen bij de continu veranderende wensen en behoeften van de directie en de medewerkers.

Drie tips voor een geslaagde herhuisvesting

Met kennis over de valkuilen is het goed om kort naar de mogelijkheden te kijken. Hierna bespreken we drie tips die kans op slagen van een (her)huisvestingsproject vergroten.

1) Meet continu de beleving

Zoals bij alle werkplekdienstverlening draait het om de werkplekbeleving. De kwaliteit van diensten kan weliswaar heel hoog zijn, maar als deze niet aansluiten bij de behoeften, dan is de perceptie van de kwaliteit veel lager. Kwaliteit draait dus niet alleen om hoe goed de dienstverlening is, maar hoe goed die past bij de wensen en behoeften van de medewerker en de organisatie. Dat is ook meteen de belangrijkste reden om als (hoofd van het) facilitair bedrijf continu een focus te hebben op klanttevredenheid en deze ook continu te meten. Met de data in handen en kennis over de beleving van medewerkers en gasten van de organisatie, heeft het facilitair bedrijf een heel duidelijk kader waarin de verandering moet plaatsvinden. Koppel dat terug aan de medewerker en er ontstaat een gevoel dat verandering noodzakelijk is.

2) Betrek de medewerker

Verbouwen, verduurzamen, verhuizen, uitbreiden… Het zijn veranderingen die draagkracht en goede begeleiding vereisen. Hoe vaak gaan dit soort aanpassingen mis door slechte planning of organisatie? Vaak wordt dan gekeken naar communicatie. Zowel voor de oorzaak als de oplossing van een probleem. Die oorzaak ligt ergens anders en daarmee de oplossing ook: de medewerker die de verandering moet ‘ondergaan’. In plaats van ondergaan, moet de medewerker de verandering aanjagen en zelfs proactief ondersteunen. De doelgroep die moet profiteren van de verandering moet klaar zijn voor de verandering nog voordat deze fysiek gerealiseerd wordt.

Met de data over klanttevredenheid is de aanleiding tot verandering duidelijk. Daarmee zijn nog niet alle hordes genomen. Ook bij het herontwerp of de aanpassing aan de werkplekstrategie is het van belang om ambassadeurs te creëren en te voeden. Deze ambassadeurs zijn bij voorkeur door de medewerkers aangewezen als vertegenwoordigers en spreken en beslissen namens de medewerkers die zij representeren.

3) Laat de medewerker proefdraaien

Er is een aanleiding en er is draagvlak voor het plan. Is er dan ook meteen draagvlak voor de uitvoering? Nee! Ook dat vraagt een gefaseerde aanpak. Dat lukt uiteraard beter bij verbouwing dan bij nieuwbouw. Toch zijn de mogelijkheden te over om medewerkers (via de ambassadeurs) kennis te laten maken met de uitwerking van het plan. Dat biedt enorme voordelen. Het biedt de kans om tussentijds aanpassingen te doen in het belang van de medewerker en daarmee adoptiegraad en –snelheid drastisch te verhogen. Met bijvoorbeeld een workplace lab of een pilot office waarin medewerkers de nieuwe werkplek en situatie kunnen testen en terugkoppeling kunnen geven.

Capital projects

Bij ISS begrijpen we dat huisvestingsprojecten specifieke aandacht nodig hebben en niet in de weg mogen zitten in de dagelijkse werkplekdienstverlening. Andersom geeft die beleving wel veel informatie over de kansen en mogelijkheden. Een projectorganisatie optuigen binnen het facilitair bedrijf creëert nieuwe uitdagingen.

Idealiter kan het facilitair bedrijf flexibel beroep doen op expertise in huisvestingsprojecten voor de duur van het project. Dat is wat Capital Projects doet binnen de dienstverlening van ISS. Zij combineren de kennis over de wensen en behoeften van de gasten met de specifieke kennis over huisvestingsprojecten. Zo weet u zeker dat het huisvestingsproject past bij de organisatiecultuur, - doelstellingen, en wensen en behoeften van de medewerkers. Klik op onderstaande knop voor meer informatie over Capital Projects bij ISS.

Lees meer over Capital Projects bij ISS