Wat zijn de drie misvattingen rond Activity Based Working?

Activity-based workplaces zijn hard op weg om ‘het nieuwe normaal’ te worden. In de opkomst van Activity Based Working zijn een aantal hardnekkige misvattingen ontstaan. Jan Gerard Hoendervanger beschreef eerder op Smart Workplace wat deze misvattingen zijn en hoe deze weggenomen kunnen worden.


Wat is Activity Based Working?

Juriaan van Meel stelt in zijn ‘practice guide’ dat het ABW-concept kan worden samengevat aan de hand van drie kenmerken:

  1. diversiteit aan werkplekken, afgestemd op verschillende behoeften;
  2. gedeeld gebruik, geen persoonsgebonden plekken; en
  3. flexibele, mobiele manier van weken.

In de praktijk worden daar vaak nog drie kenmerken aan toegevoegd:

  1. activiteit bepaalt optimale plek;
  2. overwegend open bureauwerkplekken; en
  3. krappe verhouding mensen/werkplekken.

Wat zijn de drie misvattingen rond Activity Based Working?

De laatste drie, vermeende, kenmerken bezorgen het concept een slechte naam. Ze leiden tot verwarrende discussies en bovendien tot sub-optimale werkomgevingen. En dat is jammer, want diversiteit (1) in combinatie met flexibel gebruik (2) sluit in veel gevallen aan bij de manier van werken (3). Hierna behandelen we de drie misvattingen en gaan we per organisatie/project na hoe het concept passend kan worden gemaakt.

Misvatting 1: Place follows activity

De uit te voeren activiteit beïnvloedt uiteraard de behoeften van dat moment. Kenniswerk is meer dan de optelsom van afzonderlijke activiteiten, de manier een team samenwerkt en de organisatiecultuur. Bovendien moet in het concept en we rekening houden met aanzienlijke individuele verschillen, bijvoorbeeld ten aanzien van de behoefte aan structuur, de behoefte aan privacy en de behoefte aan sociale verbondenheid. Er zijn kortom veel meer factoren die die de werkplekbehoeften bepalen. Eigenlijk zouden we activity-based moeten vervangen door need-based.

Misvatting 2: Kantoortuin als basis

Het beeld van een moderne kantoortuin past naadloos bij de woorden in veel management speeches en strategische plannen. Zoals samenwerking, open communicatie en sociale verbondenheid. De realiteit is dat de meeste tijd wordt besteed aan individueel, geconcentreerd bureauwerk. En daarbij is een open omgeving vooral een bron van afleiding die afbreuk doet aan werktevredenheid en -prestaties. Uit een goede analyse van de behoeften zal vaak blijken dat de meeste bureauwerkplekken juist geschikt moeten zijn voor geconcentreerd werk.

Misvatting 3: Schaarste bevordert optimaal gebruik

Kantoorruimte en werkplekken vormen een grote kostenpost. Kostenefficiency mag alleen nooit ten koste te gaan van het ondersteunen van de medewerker in de uitvoering van de activiteiten. In veel gevallen kan het aantal werkplekken wel lager liggen dan het aantal medewerkers.

Vanzelfsprekend is er een ondergrens die de vrijheid om een passende plek te kiezen, inperkt. Dan wordt het een kwestie van een beschikbare plek zoeken, ongeacht of die past bij de behoeften. Het belangrijkste gebruiksvoordeel van het ABW concept verdwijnt dan. Voldoende aanbod van verschillende typen werkplekken is beslist een succesfactor voor ABW.

De optimale werkomgeving

Voor de optimale werkplek is de medewerker die er dagelijks of meerdere dagen in de week gebruik van maakt, leidend. Dat klinkt vanzelfsprekend. Toch gaan werkplekconcepten hier aan voorbij of worden gebaseerd op een theoretisch concept zonder dit te testen onder de doelgroep.

De eerste stap is nagaan waar de behoeften liggen. Onderzoek dit kwantitatief en kwalitatief. Betrek de medewerker hierbij. De volgende stap is de behoeften koppelen aan werkplekken en daar de juiste ondersteunende diensten aan te bieden. Dat zijn de eerste stappen naar een werkomgeving die productiviteit stimuleert. Vervolgens is het noodzaak continu de peilstok er in te houden.

We schreven eerder op ServiceFutures een artikel over de drie bronnen om de werkplek en werkplekdienstverlening continu te verbeteren. Werkomgeving, werkplek en dienstverlening, afgestemd op de strategische doelen en de cultuur van de organisatie én de behoeften van medewerkers die realisatie mogelijk maken, vormen de kern van de dienstverleningsconcept dat we bij ISS integrale facilitaire dienstverlening (Integrated Facility Management / IFM) noemen.

Lees meer over Integrated FM (IFM)