De werkomgeving na COVID-19: dezelfde, maar niet hetzelfde?

De meeste van ons zullen zich afvragen wat de gevolgen zijn van COVID-19. De grootste effecten zullen zichtbaar zijn in de economie en in de publieke gezondheidszorg. Hoe onze werkomgeving er na COVID-19 uit ziet, zoals de afstand tot collega’s, kan ook een reden zijn voor een moment van overdenking. Welke veranderingen in ons werk komen voort uit deze wereldwijde gezondheidscrises?


Mijn overdenkingen vanuit een eenzaam thuiskantoor…

Door: Gitte Andersen, Global head of workplace management & Design bij ISS / Signal

In de afgelopen weken hebben we een digitale transformatie van de werkplek gezien die anders alleen waren geaccepteerd door medewerkers door langdurige veranderingsprogramma’s vanuit uitvoerend management en IT-afdelingen. Virtuele ontmoetingen en vergaderingen zijn nu gemeengoed voor iedereen. Het was ook het moment dat we grote delen van ons werk naar een digitaal platform konden verplaatsen. Zo konden we, ondanks het virus en social distancing, samenwerken en ontmoeten. Al na een paar dagen gingen we van de ene naar de andere vergadering met de muur van woonkamer, keuken, werkkamer of hobbykamer als achtergrond met alleen korte pauzes tussendoor.

Misschien bevinden we ons nu in het grootste ecologische experiment ooit en is de vraag of we nog terugkeren naar de oude situatie. Hoe dan ook hebben de veranderingen de potentie om ons sterker, flexibeler en veerkrachtiger te maken na COVID-19.

De onmiddellijk en positief gevoel van alles onder controle hebben en het afronden van werk werd vervangen door een enorm verlangen naar de werkplek zoals we die kenden voor het virus. Deze wereldwijde crises heeft ons geleerd hoe een normaal zo robuuste samenleving ineens kan veranderen en heel fragiel wordt in enkele weken tijd. De les die we hieruit trekken is dat we moeten koesteren en liefhebben wat we al hebben.

Ondanks enorme aantallen berichten op sociale en traditionele media en de discussies over de noodzaak van een fysieke werkplek, ben ik er zeker van dat veel mensen de waarde en het belang van de fysieke werkplek en het onderdeel zijn van een gemeenschap hebben herontdekt.

Daarom is het, nu meer dan ooit, belangrijk om de ervaringen die hebben opgedaan in ballingschap in het thuiskantoor mee terug te nemen naar de kantooromgeving en deze te integreren in de noodzakelijke aanpassingen aan onze werkplek. Als we dat doen, dan kunnen we terugkeren naar een veilige en gastgerichte werkplek die voorbereid is op zowel digitale als fysieke samenwerking met de juiste combinatie van medewerkers en ruimten.

Ons dagelijks leven gaat voorlopig niet terugkeren zoals we dat gewend waren voor de COVID-19 pandemie. Overheden discussiëren over het gefaseerd en gecontroleerd loslaten van de maatregelen, omdat het virus zich de komende maanden blijft verspreiden. Misschien is het lastiger om te gaan met het gefaseerd vrijgeven van de maatschappij dan het was om te leren om te gaan met de maatregelen die ons dwongen om vanuit huis te werken. Ons dwongen om afstand te nemen tot de groep waar we onderdeel van waren.

Herontwerp van werkplek en gedag

Het spreekt voor zich dat de werkplek zoals we die achterlieten voor COVID-19 niet dezelfde werkplek zal zijn als we, hopelijk, snel weer terugkeren. Om een tweede verspreidingsgolf te voorkomen als het najaar en het griepseizoen aanbreken, moeten we het huidige ontwerp van onze kantoorruimte heroverwegen en herontwerpen. Waarschijnlijk voor een langere periode dan we nu denken. Daarnaast moeten we ons unaniem een ander gedrag aannemen om een veilige ne betrouwbare werkomgeving te creëren.

Sommigen zien hierin een nieuwe zware financiële last naast de bestaande financiële uitdagingen die organisatie op dit moment ervaren. Desondanks is het belangrijk om te erkennen dat niets doen ook geen optie is als organisaties hun medewerkers willen laten terugkeren naar een veilige en leuke werkomgeving. En daarbij willen zorgen dat er alles aan gedaan is om een hoog ziekteverzuim in de toekomst te voorkomen. We weten al dat de juiste ontwerp van en cultuur in de werkomgeving, met daarbij een focus op fysieke en mentale gezondheid, het ziekteverzuim aanzienlijk verlaagt en de productiviteit enorm verhoogt. We moeten dan ook niet de oplossingen schuwen waarvan we weten dat ze werken.

De werkplek vanuit het bredere perspectief van vastgoedstrategie

Bij het plannen van de terugkeer naar de werkplek moet iets onbenulligs als de capaciteit van de liften worden overdacht. Een lift die eerder een capaciteit had van 10 mensen heeft nu wellicht maar capaciteit voor 4 personen. Past deze capaciteit bij de behoefte tijdens de piekperioden en ondersteunt dit de optimale logistieke stromen gedurende de dag. En wat zijn bijvoorbeeld de effecten de maximum capaciteit van het gebouw.

Is een gebouw dat voorheen ruimte had voor 10.000 medewerkers nu nog maar geschikt voor helft van dat aantal? Of kunnen we dicht bij de oorspronkelijke capaciteit komen, zonder dat medewerkers fysiek te dicht bij elkaar komen, door met verschillende tijdsblokken te werken? Lukt dat bijvoorbeeld door zowel de aankomst te spreiden als door afdelingen, teams en groepen te verdelen over het begin, het midden en het eind van de week? Wie moet er elke dag aanwezig zijn? Kunnen we kantooruren spreiden over de dag?

We moeten een verzameling van gereedschappen en middelen ontwerpen waarbij de thuiswerkplek een actief onderdeel van blijft. Hoe dan ook moet de maximum capaciteit van een gebouw omlaag als afstand houden het credo blijft in de periode dat we terugkomen na COVID-19. We moeten opnieuw kijken naar manier waarop mensen zich verplaatsen in kantoren. Daarbij kunnen ziekenhuizen, laboratoria en voedselproductielocaties als voorbeeld nemen. Op deze plekken zijn er ruimten en kamers die alleen toegankelijk zijn als deze zijn gedesinfecteerd. Medewerkers die met rauwe producten werken, mogen niet samenkomen met medewerkers die werken met gekookte producten.

Misschien ontstaat de noodzaak om de mensenstromen voor gebouwen specifiek voor piek- en daluren te herdefiniëren. Daarbij rekening houdend met medewerkers die een verminderd immuunsysteem hebben of medewerkers die een groter infectierisico hebben. Een voorbeeld is het opsplitsen van trappenhuizen voor stijgend en dalend verkeer en markeringen die laten zien wat de gewenste afstand tot elkaar moet zijn.

We hebben ervaringen opgedaan tijdens het werken vanuit huis, zowel bij werken of afstand als bij samenwerken via digitale platformen. Hebben deze ervaringen ons redenen gegeven om een meer permanente en flexibeler voorstel te doen tot thuiswerken? Als voorbeeld: alle klantcontactcentra van organisaties zijn verplaatst naar huis. Misschien zorgen deze gemixte werkplekken voor meer mogelijkheden in het aantrekken van nieuwe medewerkers vanuit een grotere regio. De lange reistijd wordt op deze manier namelijk voorkomen.

Deze overwegingen leiden tot nieuwe vragen als we kijken naar het vastgoedportfolio. Hebben we in de toekomst al deze ruimte nodig? Voor sommige organisaties was een ongelukkig gevolg van de COVID-19-uitbraak het drastisch verminderen van het aantal medewerkers. Waren er plannen voor nieuwe gebouwen die nu moeten worden heroverwogen?

Dit biedt ook de kans om een nieuwe duurzame werkplekstrategie te overwegen en uit te voeren. Het biedt ook de mogelijkheid om de veerkracht tegen toekomstige pandemische uitbraken te vergroten. Onze wereldwijde samenleving overwint deze pandemie. De ontwikkeling van vaccins en de groepsimmuniteit werkt in ons voordeel. Het is echter de vraag wanneer en niet of er in de toekomst een nieuwe pandemie zal ontstaan.

Er bestaan al verschillende certificeringen voor duurzaamheid. Voorbeelden zijn LEED, BREEAM en DNGB. Misschien moeten deze certificeringen uitgebreid worden met een nieuw beoordelingscriterium: kan een gebouw ‘gevaccineerd’ worden en gecertificeerd veerkrachtig is tegen toekomstige pandemieën?

Gezien hoe landen zijn omgegaan met de uitbraak en de verspreiding, moeten we dan in onze wereldwijde vastgoedstrategie ook niet overwegen naar welke regio’s en landen we gaan uitbreiden? In welke mate stellen we ons bloot aan risico’s als we uitbreiden naar landen zonder een goede gezondheidszorg en sociale zekerheid om medewerkers met onbetaald verlof tijdens een pandemie te helpen?

Herontwerp van de lokale werkplek

Om er voor te zorgen dat medewerkers naar een leuke en veilige werkomgeving kunnen terugkeren, zowel in indeling als werkplekontwerp, zijn er aantal zaken ter overweging. Zaken die gemakkelijk te implementeren zijn, maar desalniettemin nu al voorbereid moeten worden. Hierna enkele voorbeelden.

Vergaderruimten

Moet de capaciteit van een vergaderruimte, die voorheen tien personen was, nu teruggebracht worden naar maximaal vier personen? Zijn we tevreden met al onze bestaande vergaderruimtes? Ook met de kleinere besloten vergaderruimten zonder ramen en toevoer van frisse lucht? Dan is het misschien beter om kleinere vergaderingen naar de open werkomgeving te verplaatsen waar de toegang tot ruimte en frisse lucht medewerkers in staat stelt om de aanbevolen afstand te houden. Misschien kunnen sommige vergaderingen zelfs '1-op-1'-vergaderingen in de buitenlucht zijn. Tijdens een wandeling van een kwartier of half uur om het blok met toegang tot veel zuurstof en blauwe luchten.

Kantoorindeling

Als we afstand moeten houden tot onze collega’s, dan moeten we kantoorontwerp opnieuw uitvinden om de huidige grote hoeveelheid werkplekken in de nabijheid te voorkomen.

Het is essentieel om de juiste afstand te houden tussen de bureau-opstellingen voor zes tot acht personen die veel kantoorindelingen tegenwoordig laten zien. Dat kan door bijvoorbeeld scheidingswanden te gebruiken waarmee terwijl het visuele contact wordt behouden en verzekerd. Er zijn veel inventieve en slimme voorbeelden hiervan bij de kassa's van supermarkten en supermarkten. Hierdoor zijn zowel de kassier als de klant veilig. Een andere manier om dit te bereiken, is door simpelweg om-en-om een bureau te verwijderen en de kantoorindeling opnieuw te bekijken. Een set papieren handdoeken en desinfecterende spray op alle werkplekken is misschien de nieuwe norm. Een desinfecterende handenreiniger is nu een essentieel onderdeel van mijn handtas geworden.

De vele gedeelde werkplekken vragen ook om nieuwe gewoonten waarbij we een schone werkplek achterlaten voor de volgende gebruiker. Sommigen zullen zeggen dat dit het definitieve einde van de trend naar de flexwerkplek is. Anderen zeggen dat dit slechts voor een bepaalde periode de flexibele bureaukeuze beperkt. Het delen van ruimte is al een dominant verschijnsel in zowel onze kantoren in het algemeen als in onze samenleving. Een goede en productieve oplossing ligt in de combinatie van herinrichting van de ruimte, de individuele en persoonlijke verantwoordelijkheid en de dienstverlening in de gebouwen. Alleen dan creëren we samen een veiligere omgeving.

We moeten er ook voor zorgen dan de vele koffiecorners, verspreid over de ruimte en de verdiepingen, gebruikt blijven worden voor korte pauzemomenten en informele gesprekken gedurende de dag. Tegelijkertijd willen we dat tijdens deze toevallige en informele ontmoetingen een veilige afstand wordt gehouden. Dit kan door infograhics te verspreiden met het gewenste gedrag en met fysieke aanpassingen die zorgen voor de juiste afstanden worden bewaakt in deze ruimten. Vooral op piekmomenten.

Toiletten

Moeten er in toiletten desinfecterende schoonmaakmiddelen ruim voorradig aanwezig zijn waarmee medewerkers de deurknoppen kunnen reinigen bij het betreden en verlaten van de toiletten? Om gedurende de hele dag een hoog niveau van hygiëne te garanderen, moeten we de verantwoordelijkheid nemen voor veel gewoonten en niet alles aan het schoonmaakpersoneel overlaten. Het is de vraag of handdrogers de juiste hygiënische oplossing zijn als het gaat om de verspreiding van virussen en ziektes of dat we moeten terugvallen op papieren handdoeken.

Het is zeker dat veel van de bestaande service touchpoints opnieuw moeten worden geëvalueerd. Denk hierbij aan nieuwe reinigingsprocedures, nieuwe food & beverage-procedures, enz. Dat is een heel hoofdstuk genaamd “na COVID-19”. Mijn competente en professionele collega's bij ISS hebben daar al veel informatie over.

Kan technologie nieuwe gewoonten in de werkomgeving stimuleren?

We hebben de afgelopen weken vele collectieve online ontmoetingservaringen opgedaan. Kan technologie ons ook helpen om nieuw gedrag te stimuleren wanneer we terugkeren naar de werkplek? Misschien kunnen de vele werkplekapplicaties die we al hebben helpen om ons naar de dichtstbijzijnde veilige werkplek in onze vaste ruimte te leiden. Of een melding te geven als we te dicht bij een collega komen in de koffiecorner of tijdens een vergadering. Het verzamelen van gegevens over het aantal mensen dat naar verwachting het gebouw op een bepaald moment betreedt en daarmee voorstellen doen voor specifieke uren of dagdelen waarop medewerkers mogen binnenkomen, kan helpen om de stroom van mensen tijdens piekuren te verminderen. Door medewerkers te laten weten dat de fitnessruimte op kantoor aan zijn maximale capaciteit zit, kan de medewerker helpen besluiten of een geplande trainingssessie uit te stellen of door te laten gaan. Er zijn tal van manieren waarop technologie een geïnformeerde, veilige en betrouwbare werkplek kan ondersteunen waarvan medewerkers weten dat er voor hen wordt gezorgd.

Ondertussen blijft het belangrijk om feedback van medewerkers te krijgen op de vele nieuwe initiatieven om hen weer op kantoor te verwelkomen. Onderzoeksresultaten kunnen direct een indicatie geven of medewerkers zich na hun terugkeer daadwerkelijk veiliger en gelukkiger voelen. Deze gegevens moeten bijdragen aan de dagelijkse aanpassingen en verbeteringen aangezien we ons in de huidige situatie op onbekend terrein bevinden.

Is er in het algemeen iets waar na Corona rekening mee moeten houden?

We zijn ons er allemaal van bewust dat oudere generaties, mensen van 60 jaar en ouder en mensen met een verminderd immuunsysteem een hoger risico lopen om besmet te raken met en te sterven aan COVID-19. Wat kunnen we doen om deze collega's te beschermen en ervoor te zorgen dat ze zich veilig voelen wanneer ze terugkeren naar hun werk?

Nieuw gedrag in de werkomgeving – We moeten het samen doen

Eén ding is zeker: geen enkele werkgever heeft er belang bij om het risico te nemen dat de samenleving in de herfst opnieuw op slot gaat, mocht er weer een COVID-19-uitbraak plaatsvinden. Over nieuw gedrag moet overeenstemming worden bereikt en dit gaat iedereen aan. Het is niet alleen de verantwoordelijkheid van de werkgever. Er is intensieve samenwerking tussen werkgevers, dienstverleners en individuele werknemers nodig om dit te laten slagen. We moeten het samen doen.

We moeten ons afvragen waarom we de dingen nu zo doen en wat het belang is voor de samenleving waarin we leven. Ik denk dat het woord ‘vertrouwen’ automatisch opduikt voor veel mensen. We moeten de werkplek laten rusten zodat we terug kunnen keren met ons vertrouwen intact. En we moeten dezelfde hoge mate van vertrouwen onderling behouden als voor de COVID-19-uitbraak. Vertrouwen is de basis voor onze onderlinge coördinatie van het werk gedurende de dag.

Persoonlijk kijk ik er erg uit naar de terugkeer op mijn werkplek en naar het moment dat ik mijn bekwame collega’s weer in hun ogen te kijken. Zodat we kunnen blijven werken aan het creëren van plekken voor mensen die hen de optimale voorwaarden bieden om samen te werken, te innoveren en te communiceren. Ik geloof dat de fysieke aanwezigheid van onze medewerkers een veel grotere betekenis heeft dan we dachten vóór de COVID-19-crises. Innovatie en verandering gedijen in aanwezigheid van mensen.

Zodra de samenleving weer opengaat en we de economie een kickstart moeten geven, is het absoluut noodzakelijk dat de drijvende kracht een gezond personeelsbestand is dat gedijt in elkaars nabijheid. We moeten waakzaam zijn, voor onszelf en voor elkaar zorgen en doen wat we kunnen om conflicten te vermijden die ons uit elkaar zouden kunnen drijven. Volg ons terug naar de werkplek zodat we ons kunnen concentreren op alle dingen die we nodig hebben om bij te praten, om vooruit te gaan en vooruit te kijken - samen!


Over Gitte Andersen

Gitte Andersen - Managing Partner bij SIGNAL over strategisch werkplekmanagementGitte is oprichter en Managing Partner van SIGNAL. Ze is de drijvende kracht achter de denkwijze van het bedrijf. De SIGNAL-visie: gebruik ruimte als een strategische tool zodat je als organisatie beter kunt presteren. Gitte adviseert het topmanagement van bedrijven en organisaties in zowel de private als de publieke sector. Daarnaast geeft ze lezingen en schrijft ze artikelen en boeken. Haar nieuwste boek, Space at Work, is eind maart 2017 uitgekomen.