De nieuwe manieren van werken in ons leven na de lockdown

Op dit moment schieten onze tijdlijnen van 5G-samenzweringstheoretici naar tips voor uw thuiskantoor, Zoomgroep-selfies en weer terug naar waar we begonnen: de zo vaak besproken 'toekomst van de werkplek'. We zitten in een collectief denkproces. Ben Capper van Workplace Insight neemt u in dit artikel mee in alle overwegingen die organisaties moeten maken om medewerkers optimaal te ondersteunen na de lockdown en voordat er vaccins beschikbaar zijn.


Bron: Workplaceinsight.net

De Corona-crisis heeft ons leven, onze routines en ons bestaansrecht overhoop gegooid. Hoe zijn kantoormedewerkers getroffen en hoe passen werkgevers zich aan dit 'buitenaardse nieuwe personeel' aan dat op het punt staat hun onverzorgde gezichtshaar af te scheren, hun met bier besmeurde pyjama's uit te trekken en terug te keren naar het kantoor? Online zijn de drie grote onderwerpen:

  1. Thuiskantoor
  2. Social distancing
  3. Mentale gezondheid

1. Thuiskantoor

De spontane en onaangekondigde massale test van werken vanuit huis zette de onvoorbereide organisaties in een oogverblindende spotlight. Als het tij keert en de zee zich terugtrekt, zien we wie zijn zwembroek is kwijtgeraakt, wie heeft getraind ... en wie in de onderbroek van zijn vrouw staat.

IT-teams werden overspoeld met verzoeken om externe systemen te configureren. Hardware is uitverkocht. Software was even wennen, maar al met al wordt het opgelegde 'thuiskantoorproject' over het algemeen geprezen als een enorme stap voorwaarts voor de werkplek. Dit is grotendeels afhankelijk van de thuissituatie van de werknemer en natuurlijk de individuele rollen. Sommige medewerkers hebben geen externe toegang tot gevoelige gegevens, niet alle taken kunnen op afstand worden gedaan. En we hebben allemaal de Youtube-video's gezien van peuters die zakelijke videogesprekken onderbreken.

2. Social distancing

Social distancing, in Nederland al omgedoopt tot de anderhalve meter samenleving, zorgt voor nieuwe grenzen aan de werkplekcapaciteit. Facility Managers en consultants zijn druk bezig met het opnieuw indelen van kantoorvloeren, verminderen het aantal werkplekken en markeren de ruimte met plakband. Er moet nog veel gebeuren, maar een terugkeer naar cubicles is niet het antwoord.

3. Mentale gezondheid: gedragsverandering

Veel mensen worstelen met angst, depressie en gebrek aan motivatie. Weer aan het werk gaan zal een enorm scala aan emoties oproepen. Velen met (of zelfs zonder) bestaande gezondheidsproblemen aarzelen om zich te hergroeperen totdat vaccins zijn uitgedeeld. Onze behoeften volgens Maslow zijn teruggebracht tot de basis.

Maslow's hierarchy of needsHoe met die punten wordt omgegaan, is cruciaal voor succesvol post-pandemische zakendoen. En er zijn zaken om op te letten.

Het thuiskantoor moet als onderdeel van een lange termijn oplossing, zo veel als mogelijk, worden ondersteund. Velen willen vasthouden aan hun herontdekte balans tussen werk en privé. En waarom eigenlijk niet? Verkeer en uitstoot worden verminderd, mensen hebben meer tijd met het gezin, kunnen meer bewegen en zijn minder gestrest. Werkgevers moeten ergonomische oplossingen voor de thuiskantoren van medewerkers aanmoedigen om lichamelijke gezondheidsproblemen op lange termijn te voorkomen. De ironie hierbij is wel dat we eerst de werkplek huiselijker hebben gemaakt en nu vooral bezig zijn om ons huis meer kantoor te maken.

Social distancing

coronavirus-covid-19-transmission-restaurant-ac-airDe afbeelding rechts laat zien hoe het Corona-virus zich verspreidt in een restaurant in Guangzhou, geholpen door het airco-systeem. Patient Zero heeft het label 'A1' en het is duidelijk te zien hoe gemakkelijk de infectie zich verspreidt. Met dit scenario in gedachten moeten werkomgevingen opnieuw worden ingedeeld om voldoende ruimte tussen de medewerkers te creëren. Afgezien van de vloerindeling in het kantoor, moeten gangen, liften, vergaderzalen, kantines en lobby's worden geëvalueerd. Thuiswerkend personeel verlicht de druk op de beschikbare ruimtelijke enigszins. Buitenruimtes worden nog belangrijker, evenals de luchtkwaliteit en het reinigingsregime.

Teamwerk moet worden ondersteund met de juiste organisatorische hulpmiddelen, gebruikmakend van Artificial Intelligence om teams en middelen te optimaliseren en te coördineren met maximale efficiëntie. Complexe organisaties zoals UPS gebruiken dergelijke tools om optimale leveringsroutes te berekenen. Dit bespaart uiteraard tijd en kosten. Organisaties hebben beperkte middelen en het wringt bij het optimaliseren van beschikbare activa. Wie sturen we op ‘Kurz Arbeit’ (Duits voor onbetaald verlof) te plaatsen en wie blijft er? Welke faciliteiten en medewerkers moeten beschikbaar worden gemaakt en welke gaan op slaapstand en wanneer?

Het management moet zichtbaar zijn (fysiek of op afstand) met regelmatige teamvergaderingen om problemen en zorgen te bespreken en op te lossen. Menselijke emotie, empathie, open communicatie en begrip moeten voorop staan. Medewerkers met angst en stress moeten worden ondersteund om zich veilig te voelen op het werk. Organisaties moeten flexibel zijn met hun medewerkersbestand. Het kantoor vertegenwoordigt niet het werk zelf, het presenteïsme is dood.

Het unieke van de huidige situatie is dat niemand een eenduidig antwoord heeft op hoe te werken tijdens de periode van lockdown / pre-vaccinatie. Het management moet met medewerkers in gesprek gaan om een manier af te spreken en bereid zijn om van tactiek te veranderen, indien nodig.

Cultuur

Het kantoor moet worden beschouwd als de keukentafel waaraan de familie samenkomt en als de chique voorkamer die is gereserveerd voor gasten. Videobellen met het gezin is geweldig, maar staat in het niets vergeleken met een diner waarbij iedereen fysiek samenkomt. Het kantoor blijft het middelpunt, de plek waar idee ontstaan en uitgewerkt en kennis worden uitgewisseld. Dit middelpunt moet aantrekkelijk en relevant zijn voor zowel medewerkers als klanten. Meer dan ooit zijn cultuur en een gevoel van verbondenheid van vitaal belang, vooral omdat velen nu op afstand werken.

Flex en flux

Als een tweede golf toeslaat, zullen lockdown-maatregelen terugkeren. In dit geval zijn flexibiliteit en voorbereidingen op bedrijfscontinuïteit essentieel. De medewerkers moeten reizen in de spits vermijden. Dit beïnvloedt op zijn beurt automatisch ook de openingstijden. Hoe teams contact en continuïteit onderhouden in deze staat van verandering laat zien hoe goed medewerkers hiermee omgaan. De werkplek verandert voortdurend. Met de juiste tools en beheer kunnen en willen we ons aanpassen.

Behoud van talent

De reacties van werkgevers op de angst van medewerkers komen onder een vergrootglas te liggen. De grote verliezers in de komende 12 tot 18 maanden zijn organisaties die corona-zorgen, geuit door hun team, negeren. Die verzoeken om vanuit huis te werken afwijzen. En organisaties die geen rekening houden met de angst van medewerkers. Organisaties met korte termijnvisies zullen het verliezen van de strategen met een lange termijn visie. Dit is het moment om loyaliteit te kopen met empathie om je beste bezittingen te behouden. Denk goed na over empathie, flexibiliteit en het zorgen voor de prioriteit van uw team.


Ben Capper

 Ben CapperBen Capper is een bekroonde commerciële interieurspecialist uit Manchester (VK). Hij woont nu in Zürich en heeft 20 jaar ervaring in top van de Europese interieurindustrie. Bezoek ook zijn blog.