Externalisation FM | 6 astuces pour réussir la phase de transition

La réussite de la transition dans le cadre d’un contrat d’externalisation FM dépend largement de la qualité d’exécution du processus mis en place. Ce dernier doit être structuré et planifié. Voici quelques astuces pour assurer le succès d’une transition.La transition peut être considérée comme le fondement d’une relation d’externalisation. Une nouvelle relation contractuelle peut être mise en péril si, dès le démarrage du contrat, nous constatons des retards, une diminution de la productivité ou une baisse de la qualité de service. A l’inverse, un processus de transition réussi et bien piloté permet d’établir les bases d’un partenariat prometteur pour l’avenir.

Certes, les intérêts des Facility Managers et des clients soient alignés lors de la signature du contrat. Mais la relation contractuelle se détériorer dès la phase de transition. Et cela s’observe généralement dans 3 domaines récurrents :

Le coût : le client a signé pour réaliser des économies grâce à l’externalisation. Ainsi, la relation peut se dégrader si les jalons de la phase de transition ne sont pas respectés et si les objectifs financiers ne sont pas pleinement atteints.

Le changement : l’activité du client évolue en permanence, et ce, même après la signature du contrat. Le Facility Manager tente de stabiliser les opérations et de répondre aux exigences en termes de performance et de coûts. Mais il peut s’avérer difficile de s’adapter continuellement aux changements du client alors que l’on est en phase de stabilisation.

La stabilisation : le client recherche le résultat, l’innovation et l’utilisation de nouvelles technologies. Le Facility Manager peut répondre à ces attentes mais seulement une fois la transition et la stabilisation achevée. La communication et la transparence sont essentielles.

 

6 facteurs clés pour réussir la transition.

Pour éviter toute dégradation de la relation entre le client et le prestataire, un plan bien conçu, pensé pour répondre aux aléas et qui intègre les facteurs clés de la réussite d’une transition doit être mis en place.

Notre expérience et nos recherches nous ont permis d’identifier 6 de ces facteurs clés :

1. Le prestataire doit fournir un processus de transition structuré et utiliser des méthodologies de conduite du changement et de gestions de projet éprouvées.

2. Le processus de transition doit être piloté par une équipe projet qualifiée et expérimentée, dédiée à la transition. Cette équipe est garante de l’alignement avec l’organisation du client et travaille en collaboration avec les parties prenantes du projet chez le client.

3. La planification du projet doit être basée sur une analyse détaillée de l’existant. Et ce, afin d’assurer la compréhension et la prise en compte de la complexité liée au changement et les risques qui pourraient en découler.

4. L’analyse détaillée de l’existant doit elle-même être utilisée pour informer les différentes parties prenantes du projet avec des communications d’information ciblées sur la conduite du changement. Ceci, afin de garantir que chaque employé impacté reçoive le bon message.

5. Une attention particulière doit être portée à la transparence de la part de la gouvernance et des instances de reporting.

6. Le prestataire doit avoir prévu des plans d’insertion et de formation très qualitatifs pour motiver son personnel et le fidéliser. Cela permet ainsi de s’assurer que leurs compétences et leur attitude correspondent bien aux exigences du client.

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