5 facteurs à considérer pour sélectionner le bon Facility Manager

L’externalisation de services et le Facility Management deviennent des leviers stratégiques pour les entreprises. Notamment pour créer de nouveaux avantages concurrentiels, améliorer les environnements de travail, optimiser les coûts et gagner en productivité et en performance. L’avenir des relations contractuelles entre prestataire FM et entreprise cliente est résolument orienté vers des partenariats stratégiques et durables. Mais comment sélectionner le bon Facility Manager ? Voici 5 paramètres à prendre en compte pour garantir l’efficacité du partenariat. La sélection d’un nouveau prestataire de FM est une décision qui revêt un caractère stratégique pour les organisations. Ce processus ne doit pas être sous-estimé tant le manque à gagner peut être important. Le Facility Manager peut influencer la performance des environnements de travail, l’efficacité commerciale, le bien-être des collaborateurs et la productivité. Sans oublier la dimension RH avec l’attraction de nouveaux talents, la rétention des meilleurs profils et l’engagement des collaborateurs.

Ainsi, comment s’assurer de choisir le bon partenaire FM pour votre entreprise ? Forts de plus de 30 ans d’expérience dans l’externalisation de services aux entreprises, dans divers secteurs d’activité, nous avons identifié 5 facteurs primordiaux à considérer dans tout processus d’appel d’offres.

 

1. Le Facility Manager doit disposer d’un processus de transition solide et éprouvé

Le changement de prestataire ou une première externalisation de services, peut s’avérer complexe et générer des risques à plusieurs niveaux. Car, non seulement, cela implique un transfert de contrôle et de pilotage d’une partie de l’activité à une nouvelle société, mais cela comporte également un potentiel risque financier. La conduite du changement est donc primordiale et c’est en cela qu’un processus de transition efficace devient essentiel. Il doit permettre de sécuriser l’activité, minimiser les risques, et maintenir la performance durant le démarrage. Pourtant, malgré l’évidence de ces risques, beaucoup de transitions se déroulent mal.

Pour s’assurer que la relation de partenariat entre le client et son prestataire démarre du bon pied, le Facility Manager doit pouvoir apporter la preuve d’un processus de transition déjà opéré et réussi.

Réussir la transition prend du temps ; bien que la durée puisse varier selon la complexité du contrat. Un processus de transition bien planifié et structuré s’étale sur 4 à 5 mois en moyenne.

Un Facility Manager doit être en mesure d’assurer le suivi et la communication autour de chaque étape de la transition. Mais aussi, de développer un plan de management du risque en collaboration avec les parties prenantes du projet au sein de l’organisation.

Cette forme de dialogue ouvert et la communication accrue autour des problématiques potentielles et des événements inattendus sont la clé d’une transition en douceur.

Vous souhaitez savoir comment assurer la réussite de votre transition ? Découvrez notre article : 8 pièges à éviter pour réussir la conduite du changement en FM

 

2. Le Facility Manager doit proposer un dispositif de formations et de montée en compétences de ses employés

Ces employés sont amenés à être pleinement intégrés dans l’organisation de votre entreprise. Ils jouent ainsi un rôle central dans la réalisation de votre activité au quotidien. Après tout, ces agents de services, techniciens et responsables de sites sont en charge de s’assurer que vos visiteurs, vos partenaires, vos clients, et même vos collaborateurs, profitent de la meilleure expérience de service lorsqu’ils sont dans vos locaux.

Ainsi, pour réaliser leur mission avec succès, ces employés doivent comprendre et maîtriser votre activité, vos missions, et vos objectifs. Ils doivent également être formés pour agir et interagir en respect des codes, des valeurs et de la culture de votre entreprise.

C’est pour cette raison que la formation et le développement des compétences de nos employés ont toujours été une priorité plébiscitée par nos clients FM lors de nos enquêtes de satisfaction annuelles.

Aussi, au moment de la sélection d’un Facility Manager, veillez à aborder avec lui son programme de formation et son expertise en la matière.

Pour connaître les processus de formation les plus importants en Facility Management, découvrez notre article : Les 7 bonnes pratiques pour former les agents de service en Facility Management.

 

3. Le Facility Manager prône l’importance de la diversité

La diversité des équipes joue un rôle central dans le succès d’une organisation. Mais quel est le lien entre la diversité des employés et la sélection d’un nouveau Facility Manager ? Et bien, nos études révèlent que les gens sont plus enclins à collaborer et interagir, s’ils partagent des valeurs communes.

Aussi, un Facility Manager qui a déjà implémenté une stratégie de diversité auprès de ses propres collaborateurs sera un partenaire de choix. Notamment, car ses employés de services sauront  s’intégrer naturellement dans votre organisation en œuvrant aux côtés de vos collaborateurs.

Le choix d’un prestataire de services disposant d’une main-d’œuvre diversifiée permet également de minimiser les risques du contrat. En effet, des équipes diversifies présentent généralement des taux de turnover et d’absentéisme moins élevés. Ce qui aboutit à la diminution du risque de perturbations des prestations de services au quotidien.

Pour en savoir plus sur l’importance de la diversité dans l’entreprise, découvrez notre article : 6 bonnes raisons d’adopter la diversité au travail.

 

4. Le Facility Managers doit offrir flexibilité, personnalisation et adaptabilité

La mondialisation a accéléré l’évolution des marchés, tout secteur confondu, imposant aux entreprises de s’adapter en permanence. Dans ce contexte, il devient essentiel de recourir à un Facility Manager capable de délivrer des solutions flexibles et agiles et d’adapter ses prestations et son offre de services à l’évolution de la demande.

Si votre entreprise pénètre de nouveaux marchés, ou bien possède déjà une présence globale, entrer dans un partenariat avec un Facility Manager capable de délivrer ses services à une échelle internationale est impératif. Ceci aide à créer des flux plus efficaces, réaliser des économies d’échelle, réduire les coûts et délivrer un niveau de services homogène à travers les marchés et les cultures.

 

5. Le Facility Manager soutient vos ambitions et votre stratégie

Chaque entreprise est différente. Ce qui a fonctionné sur une précédente externalisation réalisée par un potentiel prestataire, ne fonctionnera pas nécessairement pour votre activité. Ainsi, il est essentiel de trouver un Facility Manager qui prend le temps de comprendre vos ambitions, vos processus internes, le mode de management de vos collaborateurs et la façon dont vous abordez les relations commerciales. Non seulement en faisant un état des lieux de votre fonctionnement actuel, mais également en tenant compte de votre vision du futur.

Le Facility Manager doit également se montrer suffisamment flexible pour adapter ses services à l’évolution des besoins de votre organisation. Sa réactivité face aux changements qui surviennent sur le marché est indispensable. Pour répondre habilement et rapidement à ces évolutions, les employés de services doit être autorisés à prendre des décisions, à effectuer des changements, voire à innover lorsque cela est nécessaire.

Démarrer un contrat avec un nouveau Facility Manager peut s’avérer complexe. A moins que vous ne parveniez à trouver le partenaire qui vous accorde le temps nécessaire pour comprendre la réalité de votre entreprise, votre activité, vos objectifs et votre vision. Il sera alors en mesure d’agir en faveur de votre entreprise en soutenant votre stratégie.

Pour en savoir plus sur les bonnes pratiques du Facility Management et l'avenir de l'externalisation de services, téléchargez notre Livre Blanc ISS 2020 Vision: The Future of Outsourcing and perspectives on FM.

The Future of Outsourcing and perspectives on Facility Management