5 étapes pour réussir un appel d’offres en Facility Management

Qu’est-ce qui définit un appel d’offres FM et comment s’assurer de sélectionner un Facility Manager qualifié qui se révélera un bon partenaire stratégique ? Voici les 5 étapes à suivre pour réussir son appel d’offres FM.Trouver le bon partenaire et instaurer une relation de confiance, durable et créatrice de valeur, est un véritable challenge qui constitue pourtant la base de la réussite de toute externalisation du Facility Management.

Le recours à un processus d’appel d’offres (AO) est un moyen efficace pour les organisations qui souhaitent externaliser. Cela leur permet de disposer d’un maximum de données pour sélectionner le prestataire FM le plus qualifié.

 

Qu’est-ce qu’un appel d’offres (AO) ?

Dans sa forme la plus simple, l’appel d’offres (AO) est un document émis par une organisation acheteuse ayant pour objectif de collecter des offres et propositions commerciales de la part de vendeurs. Ces offres peuvent porter sur des solutions, des services ou des produits.

L’appel d’offres informe les prestataires FM sélectionnés sur les besoins, les attentes et les exigences de l’organisation acheteuse. En retour, les Facility Managers répondent spécifiquement aux requêtes décrites dans le document. Ils doivent présenter leurs propositions et décrire les moyens qu’ils préconisent pour répondre aux besoins et enjeux de l’organisation acheteuse.

Rassembler les propositions de différents Facility Managers aide les entreprises à identifier les prestataires de services les plus qualifiés. Cela permet également d’établir des contrats avec des conditions favorables aux deux parties.

 

Les 5 étapes d’un processus d’appel d’offres

Les 5 étapes d'un processus d'appel d'offres FM

Etape 1: Préciser les besoins, les conditions et les exigences

Un facteur clé du succès d’un appel d’offres, c’est la capacité de l’organisation acheteuse à définir ses besoins, ses attentes et les conditions sous lesquelles ils seront satisfaits. Plus l’entreprise est précise dans la description de ses besoins et de ses exigences, plus les Facility Managers interrogés seront en mesure de soumettre une proposition de valeur personnalisée et adaptée.

L’organisation acheteuse doit aboutir à un accord interne sur les critères d’évaluation et les méthodes qui seront utilisées pour comparer, contraster, évaluer et classer les propositions soumises. Ce processus peut s’avérer délicat car les différentes parties prenantes de l’organisation ont des perceptions et des exigences différentes. Il faut donc s’assurer de collecter un maximum d’information en amont pour prendre en compte tous les besoins. C’est une des clés pour assurer la réussite d’un appel d’offres.

De plus, l’alignement interne autour des besoins et des attentes des différentes parties prenantes permet de poser des questions spécifiques sur l’organisation et la société des Facility Managers et d’exiger des preuves de leur capacité à délivrer les solutions proposées.

Enfin, un appel d’offres doit impérativement apporter les informations nécessaires quant au processus de candidature lui-même. Par exemple, de quelle façon les réponses à l’appel d’offres doivent être transmises et dans quel délais.

 

Etape 2 : Publier l’appel d’offres et solliciter les candidats

L’entreprise acheteuse doit ensuite assurer la diffusion de son appel d’offres selon que ce dernier soit ouvert à candidature spontanée ou restreint à des prestataires déjà identifiés.

Si l’appel d’offres prévoit une ou plusieurs « réunions d’information prestataire » avant la date de remise des propositions, il est impératif de veiller à accorder suffisamment de temps aux prestataires en question pour se familiariser avec l’appel d’offres.

L’organisation acheteuse doit veiller à préciser toutes les modalités de participation ainsi que les dates des différentes échéances pour permettre aux prestataires d’être en maîtrise de toutes les données et de décider s’ils souhaitent participer ou non.

 

Etape 3 : Réviser et évaluer

A ce stade du processus, les prestataires FM ont eu l’opportunité de soumettre leur proposition et d’expliquer en quoi cette proposition répond aux besoins de l’organisation, sous quelles conditions et à quel prix.

Il est désormais temps pour l’organisation acheteuse d’évaluer la pertinence des propositions et l’adéquation avec ses valeurs et ses objectifs stratégique. Elle va alors passer en revue l’intégralité des critères d’évaluation prédéfinis pour chaque proposition.

Le prix est rarement le seul et unique critère de sélection d’un prestataire FM. Les évaluations doivent donc être basées sur un ensemble de critères, classés et pondérés selon leur importance vis-à-vis de la performance globale des services et du contrat.

Les évaluations doivent être réalisées par des personnes en maîtrise des thèmes, des contenus et des objectifs de l’appel d’offres. Elles doivent également avoir un intérêt dans le succès du partenariat FM qui sera établis.

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Etape 4 : Sélectionner le prestataire

Une fois la phase d’évaluation finalisée, l’organisation acheteuse restreint la sélection à 2 ou 3 prestataires. Ces derniers devront se produire en soutenance pour présenter leur proposition et argumenter devant les parties prenantes de l’organisation acheteuse.

C’est à ce moment que les négociations finales, notamment en termes de prix et de conditions contractuelles, sont menées. Une fois le prestataire final identifié, un contrat est rédigé avec un avocat, expert du droit des affaires. L’annonce est alors faite au prestataire en question et le contrat est conclu.

 

Etape 5 : Evaluer le processus

L’évaluation du processus de l’appel d’offres est une étape importante puisqu’elle va permettre à l’organisation acheteuse d’évaluer le fonctionnement du processus global et de créer des standards. Ces derniers serviront de base pour les appels d’offres à venir.

Le prestataire sélectionné doit assurer une phase de transition afin d’implémenter les nouvelles solutions tout en assurant le maintien de l’activité de l’organisation. Durant cette période, des changements et des réajustements sont fréquents pour s’aligner sur les objectifs contractuels. A ce titre, il est pertinent de mandater une équipe pour évaluer les processus tout au long de cette phase.

Cela permettra notamment de déterminer si le budget alloué à l’appel d’offres a été utilisé pour ce à quoi il était destiné et comment le processus peut être optimisé pour les appels d’offres à venir.

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