El Facility Management en tiempos de Covid

Hace algo más de ocho años, en marzo de 2012, desde ISS quisimos preguntarnos ¿cómo sería el Facility Management en 2020? Desde una perspectiva innovadora y sostenible, en aquel momento comenzamos a diseñar el que entendíamos que sería el escenario del Facility Management en el año 2020. Para ello, realizamos encuestas y talleres de trabajo con más de 300 ejecutivos internos de la compañía y 50 expertos internacionales.

Las principales conclusiones del estudio, que llevaba por nombre 2020: Visión de futuro de FM, revelaban que el sector estaría determinado por el avance de las nuevas tecnologías, las nuevas regulaciones y los requerimientos de los clientes. Otras cuestiones que ya recibían gran interés dentro del sector y se preveían determinantes eran la sostenibilidad, el calentamiento global, los desafíos medioambientales y la escasez de recursos.

Aquel mensaje hacia el futuro se iniciaba con una cita de Theodore Hook. Una cita que decía que la mejor manera de predecir el futuro era inventándolo. De vuelta a la actualidad, en 2020 ninguno de los agentes que participamos del sector del Facility Managment podríamos haber imaginado un futuro como el que nos encontramos actualmente. La pandemia provocada por la Covid-19 ha cambiado las reglas del juego y ha abierto ante nosotros un escenario radicalmente diferente al que podíamos haber inventado no ya en 2012, sino hace apenas un año.

Actualmente nos encontramos en un momento en el que las empresas han de redefinir sus estrategias con el fin de adaptarse a este nuevo panorama que ha traído consigo la Covid-19 y la consecuente importancia y visibilización que han ganado la higienización y limpieza de los espacios de trabajo. Sabemos que, en el contexto de todos los cambios en el marco normativo y de las adaptaciones necesarias en los procesos y políticas corporativas, el Facility Manager va a ganar relevancia y peso dentro de las organizaciones. En esta vuelta al trabajo será más necesario que nunca visibilizar la labor de los Facility Managers. Y es que ellos serán las figuras encargadas de articular lo más orgánicamente posible todos los retos a los que se enfrentarán las empresas y sus empleados.

Para ello, será imprescindible que los equipos de Facility Management tengan siempre a las personas en el centro de sus responsabilidades. En un momento que se caracteriza por una incertidumbre generalizada, la figura del Facility Manager deberá ser capaz de aportar información en tiempo real y formar a los empleados, especialmente a los de primera línea, con el fin de asegurar que la vuelta al trabajo sea lo más segura posible para todos. Será desde este foco en las personas que las empresas podrán adaptarse y desarrollarse en la ‘nueva normalidad’.

Hoy por hoy, el Facility Management está contribuyendo decisivamente no solo en el back to work sino también en la planificación y gestión de los cambios que se tendrán que llevar a cabo a medio y largo plazo en los espacios de trabajo. Porque preparar el espacio es fundamental, pero en la reincorporación de los empleados al lugar de trabajo será clave la gestión del espacio y de las personas que lo ocuparán.

En una primera fase, que ya muchas compañías han superado con éxito, el Facility Manager es el encargado de coordinar los procesos de preparación necesarios para la reapertura de centros de trabajo. Unos procesos que abarcan desde la identificación de los departamentos involucrados en la reapertura hasta el acondicionamiento y mantenimiento de instalaciones y espacios para su correcto funcionamiento, así como la comunicación y formación de los empleados en materia de nuevos procesos y pautas de actuación.

En una segunda fase de reincorporación efectiva al centro de trabajo, momento en el que muchas empresas se encuentran ya, gran parte de los esfuerzos se centran en la adaptación del servicio, la distribución de los espacios y el flujo de personas.

Pero más allá de estos dos primeros momentos, nos gustaría, como hicimos en 2012, proyectar nuestra mirada hacia el futuro. Más allá de la urgencia del momento, es importante destacar la dimensión estratégica de la tercera y última fase. Cuando las empresas y plantillas ya se hayan adecuado a los cambios que ha traído la pandemia, será el momento de apostar por la transformación del servicio. Una transformación que supondrá una oportunidad de mejora desde una perspectiva más estratégica y que pondrá foco en mejores prácticas, innovación o tecnología que nos permitan dar una respuesta más cualitativa a las nuevas necesidades generadas por la Covid-19 a medio y a largo plazo.

Unas respuestas que implicarán una necesaria revisión de los SLA (Service Level Agreements) y los KPI’s (Key Performance Indicators) en que será imprescindible contar con la experiencia de los Facilty Managers a la hora de tomar decisiones. En una situación que nos obliga a replantearnos el futuro del entorno laboral, creemos que es el momento de apostar decididamente por el uso de la tecnología y la innovación. Las posibilidades que actualmente ya nos ofrecen el IoT (Internet of Things), el Worplace Analytics o el Big Data nos permiten obtener trazabilidad sobre el servicio y realizar un análisis en tiempo real que será decisivo para dotar al Facility Management de una nueva dimensión dentro de las dinámicas laborales.

El futuro que nos espera en el ámbito del Facility Managment no será tanto una transformación como una reinvención. Porque, al igual que en 2012, seguimos convencidos de que la mejor manera de predecir el futuro (del Facility Managment) es aprovechar el momento presente para inventarlo.

*Artículo publicado en la Revista Facility Management


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Raquel Cruz, Directora de Grandes Cuentas en ISS Facility Services Iberia