Cómo diseñar espacios colaborativos que fomenten la comunicación e innovación

La colaboración constituye una de las actividades más importantes para añadir valor a los lugares de trabajo actuales. No obstante, las empresas siguen teniendo dificultades para desarrollar workplace que propicien esta interacción de valor añadido.

De hecho, muchos lugares de trabajo actuales tienen una disposición física que imposibilita la cooperación entre las personas. Los pasillos largos, la distribución en varias plantas y los despachos privados constituyen algunos de los mayores obstáculos para la interacción.

Las investigaciones demuestran que una distancia superior a los 50 metros entre dos personas elimina cualquier esperanza de comunicación y colaboración entre ellas (el “efecto Allen”). En consecuencia, aunque los empleados sepan que en la empresa hay compañeros cualificados para la colaboración en un proyecto, la distancia que les separa de ellos les desalienta.

El espacio de trabajo influye en nuestras interacciones

Las personas tienen una necesidad básica de sentirse parte de una comunidad. El simple hecho de saludar a un compañero puede reforzar la experiencia comunitaria de una persona. El sentimiento de comunidad es uno de los factores más significativos, aunque subestimado, para la satisfacción de los trabajadores, la moral y el rendimiento laboral.

Las personas a las que saludamos y con las que interactuamos están, en gran medida, seleccionadas por las estructuras físicas del lugar de trabajo. Si la alta dirección no considera prioritario el diseño estratégico del lugar de trabajo y la organización no facilita espacios que fomenten la interacción entre departamentos, plantas y personas distantes entre sí, el intercambio de conocimientos y las relaciones sociales en la empresa estarán limitados.

Los espacios abiertos fomentan la interacción social y formal

Algunos análisis efectuados en organizaciones demuestran que las personas que colaboran en entornos de trabajo compartidos un día determinado mantienen reuniones más espontáneas y presenciales, y menos reuniones tradicionales programadas. Además, la integración de instalaciones espaciales en interiores, como salas de reunión informales, salones y cafés, propiciará la interacción social y formal.

De este modo se entra en contacto con más compañeros y se amplían las redes en la organización, a diferencia de lo que sucedería en el caso de las oficinas privadas. De hecho, un 26 % de las personas que trabajan en despachos privados no tienen contacto directo, cara a cara, con otros compañeros a lo largo de toda una jornada laboral. La situación inversa habla por sí misma: investigaciones realizadas en organizaciones indican que los empleados que trabajan en entornos de trabajo organizados por actividades, en los que se comparten las estaciones de trabajo, son los que tienen mayores redes profesionales e interdisciplinares en la organización.

Los lugares de trabajo no solo fomentan las relaciones sociales, sino que las refuerzan. Cuando los compañeros de trabajo se encuentran en una misma oficina, el acceso visual entre ellos aumenta, la distancia física se minimiza y la comunicación se intensifica.

En este contexto, las interacciones están influidas tanto por la proximidad como por el principio de conveniencia. Estar a poca distancia de otra persona resulta más conveniente, tanto para que el trabajo salga adelante como para el establecimiento de relaciones sociales.

Apoye las reuniones no programadas

Al diseñar los aspectos relativos a colaboración y establecimiento de relaciones, desafiar a los grupos ya formados tiene una importancia mayúscula. Las investigaciones realizadas indican que las relaciones periféricas (con los denominados “vínculos débiles”) ofrecen acceso a mayor cantidad de conocimientos que los grupos ya formados (con “vínculos fuertes”).

Lo habitual es que nuestros conocimientos no sean muy diferentes de los de los compañeros con los que solemos tener contacto. No obstante, los compañeros con los que mantenemos contactos esporádicos tienden a tener conocimientos y perspectivas radicalmente distintos de los nuestros.

Para obtener ventaja competitiva a partir de la colaboración, es importante crear espacios que propicien las reuniones no programadas con compañeros con los que los vínculos son débiles, así como ayudar a los empleados a desprenderse de los vínculos fuertes.

Si a lo anterior se añaden entornos de trabajo organizados por actividades, en los que los empleados no están ligados a una estación de trabajo concreta y las diversas actividades diarias se desarrollan en espacios de oficina optimizados, no cabe duda de que las organizaciones tienen numerosas oportunidades de crear culturas de redes admirables y de contribuir a aumentar el rendimiento organizativo.

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