Cinco aspectos clave que deben tenerse en cuenta al seleccionar un nuevo proveedor de servicios

Para muchas personas, un año nuevo representa nuevas estrategias, nuevos objetivos y nuevas asociaciones para los facilities. Ahora bien, ¿qué factores son importantes cuando seleccionamos un nuevo proveedor de servicios? Estos son los cinco aspectos clave a tener en cuenta.

La selección de un nuevo proveedor de servicios es una decisión vital para una organización, y no debe ser subestimada. Después de todo, un proveedor de servicios puede influir en el rendimiento general del lugar de trabajo, la eficiencia empresarial, el bienestar de los empleados, la productividad y, no menos importante, la atracción y la retención de personal con talento.

Dada su importancia, ¿cómo podemos estar seguros de que seleccionamos el proveedor de servicios adecuado? A lo largo de nuestros más de cien años de experiencia en el sector, trabajando con una gran selección de empresas de múltiples sectores, hemos aprendido que existen cinco aspectos que siempre deben tenerse presentes durante el proceso de toma de decisiones.

1. El proveedor de servicios dispone de un proceso de transición sólido

El cambio de proveedores de servicios, o incluso la externalización de servicios por primera vez, puede resultar un proceso abrumador que implica un cierto nivel de riesgo. No solo se cede el control de una unidad de negocio a otra empresa, sino que también se asume un potencial riesgo financiero. A pesar de la obviedad de estos riesgos, numerosas transiciones fracasan.

Con el fin de garantizar que la relación empresarial comience con buen pie, el proveedor de servicios debe tener la capacidad de demostrar su experiencia en relación a los planes de transición.

Para que una transición se realice con éxito se necesita tiempo. Aunque el plazo puede variar en función de la complejidad del contrato, un proceso de transición bien planificado suele durar de cuatro a cinco meses.

Un proveedor de facility management debe ser capaz de gestionar las expectativas de la transición y elaborar un plan claro de gestión de riesgos en colaboración con los interlocutores pertinentes de la organización. Este tipo de diálogo abierto en torno a los posibles problemas, así como los acontecimientos inesperados, es clave para garantizar una transición sin problemas.

2. El proveedor de servicios se dedica a ofrecer formación y desarrollo a los empleados

Con el tiempo, estos empleados se incorporarán a la organización y desempeñarán un papel integral en las operaciones diarias de la empresa. Después de todo, estos empleados de servicios tienen la responsabilidad de garantizar que los visitantes, socios y clientes de la empresa tengan la mejor experiencia de servicio cuando visitan sus instalaciones.

Con el fin de que estos empleados de servicios desempeñen sus tareas de manera satisfactoria, deben comprender claramente a la empresa y recibir una formación que les capacite para actuar e interactuar de conformidad con los principios que definen a la empresa. Por esta razón, la formación y el desarrollo de los empleados de servicios siempre ha sido una prioridad clave para los clientes de Facility Management que hemos encuestado a lo largo de los años.

Al seleccionar un nuevo proveedor de facility management, es preciso informarse acerca del proceso de formación de empleados e interesarse por sus conocimientos especializados sobre el terreno. Para entender cuáles son los procesos de formación más importantes, recomendamos nuestra entrada en el blog: Siete métodos a valorar de la formación de empleados de Facility Management.

3. El proveedor de servicios tiene en cuenta la importancia de la diversidad

Según varios estudios, la diversidad de la plantilla desempeña un papel central en el éxito de una organización. Pero, ¿qué relación tiene la diversidad con la selección de un nuevo proveedor de servicios? En nuestros estudios se demuestra que es más probable que las personas compartan los valores y la cultura, y encajen mejor en otra organización si se asemejan en dimensiones como el color, la discapacidad y la raza. Por lo tanto, es más probable que un proveedor de facility management que valore la diversidad asimile más la cultura de su organización que una empresa sin diversidad.

La selección de un proveedor de servicios con una plantilla diversa minimiza además el riesgo general del contrato. El motivo reside en que una plantilla diversa suele mostrar una menor rotación de empleados y un menor absentismo, lo que a su vez se traduce en un menor número de interrupciones en los servicios diarios y un menor riesgo de fracaso.

Para obtener más información acerca de la diversidad en la externalización, accede a nuestro artículo: Tres razones por las que la diversidad es importante en la externalización.

4. El proveedor de servicios ofrece capacidad de adaptación

Habida cuenta de los cambios rápidos que se producen actualmente en el mercado mundial, resulta esencial disponer de un proveedor de servicios con capacidad de adaptarse a un ritmo ágil y que responda con eficiencia a las nuevas demandas de cambios del mercado.

Tanto si su empresa se está expandiendo en nuevos mercados como si ya cuenta con una presencia mundial, es imprescindible establecer una asociación con un proveedor de servicios de instalaciones que pueda pasar a una escala mundial al ritmo de su empresa. De esta manera, se pueden crear flujos de trabajo más eficientes, conseguir reducciones de costes a nivel mundial y facilitar una prestación de servicios uniforme a través de los distintos mercados y culturas.

5. El proveedor de servicios se ajusta a sus objetivos

Todas las empresas son diferentes, y lo que puede haber funcionado en un contrato anterior no tiene necesariamente que funcionar en otro caso. Por lo tanto, es importante contratar a un proveedor de servicios que dedique un tiempo a comprender los objetivos de su empresa, sus procesos de trabajo, la manera en que gestiona a los empleados y se ocupa de las relaciones empresariales, así como, un aspecto igualmente importante, cuál es la posición actual de la empresa y su visión para el futuro.

El proveedor de servicios debe ser, además, lo suficientemente flexible como para adaptar continuamente los servicios prestados a las necesidades de la empresa y reaccionar con rapidez cuando se producen cambios en el mercado. Para responder con premura a los cambios, es necesario confiar en los empleados de la empresa de servicios, así como facultarles para que adopten decisiones, modifiquen procesos e innoven siempre que sea necesario un cambio.

La puesta en marcha de un nuevo contrato de servicios de facility management puede resultar una materia complicada. No obstante, si se contrata a un socio que dedique tiempo a comprender la situación, la empresa y sus objetivos, visión y manera de trabajar, además de mostrar disposición para procurar los objetivos de la empresa.

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