Sådan optimerer du forretningen gennem workspace- og servicedesign

Ændringer i arbejdsstyrken, stigende kamp om de lysende talenter, lavt medarbejderengagement og et konstant behov for at optimere - der er nok at forholde sig til som leder i en virksomhed. Måden, du designer og indretter arbejdspladsen på, kan hjælpe dig med at imødekomme nogle af udfordringerne, men det forudsætter, at du går strategisk til værks.

Det er alment anerkendt, at vi mennesker opfatter og forstår verden omkring os ved hjælp af vores sanser, og at vores opførsel og velvære er formet af det miljø, vi befinder os i. Således viser adskillige studier, at vi er mere produktive og kreative, hvis vi er omgivet af elementer fra naturen - eksempelvis grønne planter, masser af dagslys og udsigt til natur - ligesom vi kommunikerer mere, hvis vi befinder os i åbne rum. Studier viser desuden, at vi bliver glade, når vi omgås andre mennesker, der er i godt humør.

Og hvad har det så at gøre med arbejdspladser?

Hvis vi anerkender, at de fysiske rammer spiller en rolle for produktiviteten, kreativiteten og velværen - bevidst såvel som ubevidst - bliver arbejdspladsen et yderst vigtigt strategisk værktøj for en leder, som ønsker at styrke eller ændre bestemte typer af adfærd i en virksomhed.

 

Arbejdspladsens fysiske rammer som et strategisk værktøj

På trods af de åbenlyse sammenhænge mellem det fysiske miljø på vores arbejdspladser og vores produktivitet, kreativitet og generelle humør, viser international forskning, at kun 13% af arbejdstagerne er meget engagerede i og tilfredse med deres arbejdsplads. Samtidig angiver 11%, at de er meget utilfredse med faciliteterne og yderst uengagerede.

Det betyder, at ledere bliver nødt til at anskue de fysiske rammer på en anden måde - man bør ikke længere se faciliteterne som en driftsudgift, men snarere som en aktiv ressource, der kan bruges til at drive en optimering af forretningen, samt som et værktøj, der kan give ønskede adfærdsændringer.

”For at overvinde de konkurrencemæssige barrierer, som mange virksomheder står overfor, og for at styrke organisationernes resultater, er det vigtigt, at topledere overvejer, hvordan deres kontorlokaler understøtter organisationens mål. Hvis en virksomhed eksempelvis  er fokuseret på at forbedre samarbejdet mellem de ansatte, er det ikke en optimal løsning at have individuelle kontorer, hvor medarbejderne ikke interagerer med deres kolleger det meste af dagen,” siger Gitte Andersen, Head of Workspace i Signal, et datterselskab i ISS, og fortsætter:

“Bare det at overveje den måde, medarbejderne bruger et kontormiljø på, kan understøtte en virksomheds strategiske mål. For eksempel indikerer forskning, at videnarbejdere bruger mellem 30% og 55% af deres tid ved deres skriveborde. Derfor bør man spørge sig selv: Er rækker med tomme skriveborde en effektiv udnyttelse af et kontor? Og hvordan kunne dette rum bruges til andre aktiviteter, der skaber organisatorisk værdi?”

 

Design og mennesker går hånd i hånd

Den fysiske indretning af arbejdspladsen gør det naturligvis ikke alene - når alt kommer til alt, er det mennesker, der får et rum til at leve. Men selvom kultur og værdier hverken kommer med maling, møbler eller kan hænges op på væggen, er det designet af arbejdspladsen, der skaber det fysiske miljø, som er nødvendigt for, at mennesker kan udfolde sig. Og for, at man som leder kan gennemføre forandringer og/eller optimeringsprocesser.

I ISS taler vi om People & Places - det er en tilgang, hvor vi hjælper med at skabe og vedligeholde de rammer, som er med til at styrke organisationers kultur og skabe plads til deres værdier i hverdagen.

 

Design er nøglen til optimering af arbejdspladsen

For at få en arbejdsplads til at fungere, skal de forskellige rum og den tilknyttede service tilpasses og designes til at opnå de specifikke resultater - hele tiden med fokus på medarbejdernes behov.

Det at arbejde med dedikerede arbejdsplads- og servicedesign-metoder giver os mulighed for at fokusere på, hvilke tjenester der skaber den højeste følelsesmæssige værdi for medarbejderne. Hvilke fysiske faktorer enten forbedrer eller mindsker medarbejdernes oplevelse af arbejdspladsen, og hvad optimerer rummet i forhold til at opnå de ønskede forretningsresultater?

Hvis man som leder, der ønsker at optimere medarbejdernes effektivitet, identificerer, at det er work/life-balancen, der halter, kan en børnepasningsløsning eller børnerum på arbejdspladsen være en oplagt mulighed, som imødekommer både virksomhedens og medarbejdernes behov. Og alt andet lige efterlader man medarbejderne med en positiv opfattelse af arbejdspladsen som et sted, hvor der bliver gjort en indsats for hinanden.

Hvis man i et andet eksempel forestiller sig en virksomhed, der ønsker at bevæge sig væk fra en silo-struktur og over mod en fladere struktur med samarbejde på tværs af afdelinger og kontorer, kan det være oplagt at designe et åbent kontormiljø. Det giver plads og mulighed for mere uorganiserede - og til tider endda tilfældige - møder, som kan kaste nye og skæve idéer af sig, og det giver en bedre grobund for et voksende socialt liv mellem medarbejderne.

I sidste ende - uanset præferencer og behov: Det er kun, når vi kombinerer arbejdsplads- og servicedesign-tænkning, at vi kan skabe en holistisk workplace experience, hvor rammerne har og giver mening og kan gøre en forskel i medarbejdernes hverdag. Til gavn for alle parter.

Hvis du gerne vil vide mere om, hvordan du kan skabe den ultimative workplace experience for dine medarbejdere, skal du klikke her.