Wie Sie Transition Management exzellent umsetzen

Erfolgreiches Transition Management bildet den Grundstein für eine starke, kontinuierliche Outsourcing Beziehung. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie sich Spitzenleistung im Transition Management exzellent umsetzen lässt.

Eine Outsourcing Partnerschaft einzuführen, erfordert eine wesentliche Veränderung im Geschäft des Kunden. Die Verträge betreffen oft Geschäftseinheiten des Unternehmens in einem weiten geografischen Gebiet, was in der Regel unterschiedliche Rahmenbedingungen mit unterschiedlichen Herausforderungen, unterschiedlichen Vorschriften und gesetzlichen Anforderungen mit sich bringt.

Outsourcing Verträge haben einen Umfang und eine Komplexität, die ein effektives Change- und Transition Management erfordern.

 

Change und Transition Management legen den Grundbaustein für Ihre

Outsourcing Partnerschaften

Studien zeigen, dass Projekte mit einem „exzellenten“ Change- und Transition Management die Outsourcing Ziele sechsmal häufiger erreichten als solche mit einem „schlechten“ Change- und Transition Management. Selbst diejenigen, die ein "gutes" Change- und Transition Management einsetzen, hatten eine fünfmal höhere Wahrscheinlichkeit, ihre Ziele zu erreichen.

Der wichtigste Aspekt ist die Fähigkeit eines Lieferanten, die vom Kunden geforderten Änderungen umzusetzen. Eine gute Transition-Methode wird die Erfolgsrate maximieren und gleichzeitig die Geschäftskontinuität des Kunden sicherstellen sowie die erforderlichen Veränderungen bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Prozessen und Systemen bewirken.

 

Ein engagiertes Transition Team ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen

Übergang

Einer der Schlüssel zu einem exzellenten Übergang besteht darin, dass die Veränderung von einem engagierten Transition Team durchgeführt wird. Dabei sollte sich das Team aus hochspezialisierten Transition Managern zusammensetzen, die für einen definierten Zeitraum zur Verfügung stehen, um die Betriebsteams durch den Übergang in den stationären Zustand zu führen.

Es ist wichtig, sicherzustellen, dass Transition Manager eine formale Projektmanagementausbildung wie Prince2 (oder eine andere Zertifizierung) sowie eine Erfolgsbilanz bei der Durchführung haben.

Für jedes Land oder jede Region, die durch den Vertrag betroffen sind, benötigt das Team Transition Manager mit Sitz in diesem Land und Zugang zu Experten für das Arbeitsrecht und andere Vorschriften für diesen Bereich.

Sowohl das Transition Team als auch das Einsatzteam müssen frühzeitig eingebunden werden – während des Verkaufsprozesses und der Vertragsverhandlungen.

Das Transition Team leitet die Übergabe der Änderung an das Einsatzteam, das den laufenden Vertrag zum Zeitpunkt des „Go-Live“-Datums abwickeln wird. Unsere Erfahrung zeigt, dass eine frühzeitige Einbindung des Einsatzteams unerlässlich ist, um die Kontrolle über wichtige Entscheidungen sicherzustellen.

 

Jeder gute Übergangsprozess beginnt mit einem detaillierten Scoping und

einer Analyse

Jeder gute Übergang geht mit einem detaillierten Scoping einher, das jeden Aspekt des Projekts abdeckt – idealerweise wird ein Teil davon schon in die Outsourcing-Vertragsverhandlungen integriert. Ein detaillierter und dokumentierter Leistungsumfang ist erforderlich, um die Transition Planung mit den Erwartungen der wichtigsten Stakeholder in Einklang zu bringen.

Darüber hinaus müssen Projektrisiken identifiziert und Pläne zur Minimierung der Risiken erstellt werden, um die Geschäftskontinuität vom ersten Tag an zu gewährleisten.

Ein wichtiger Teil des Prozesses besteht darin, die von den Veränderungen betroffenen Stakeholder abzubilden und zu analysieren. Das Verständnis der wahrscheinlichen Auswirkungen der gewünschten Veränderung auf die beteiligten Personen, die Ermittlung des Einflusses aller verschiedenen Gruppen von Stakeholdern, ihrer Anliegen und Bedürfnisse – das alles ist für einen erfolgreichen Übergang unerlässlich.

 

Eine gute Transition ist nie stärker als seine Change-Management-

Kommunikation

Die Stakeholder-Analyse und -Abbildung hilft bei der Definition der für jede Stakeholdergruppe relevanten Schlüsselbotschaften des Projekts. Darüber hinaus kann dies bei der Identifikation der besten Kanäle helfen, um diese Gruppen zu erreichen.

Die fehlende Kommunikation der Vision und Strategie zwischen den Stakeholdergruppen verringert das Verständnis und das Engagement der Stakeholder für das Projekt, was oft zu Problemen führen kann. Gezielte Change-Kommunikation ist notwendig, um die unterschiedlichen Perspektiven der einzelnen Gruppen auf die geplanten Veränderungen zu erkennen und zu adressieren.

Ein Ansatz besteht darin, dass die Kommunikation durch eine Veränderungsmethodik informiert wird, die den Veränderungsweg des Einzelnen erkennt. Eine dieser Methoden ist Prosci's ADKAR. Die Abkürzung steht für:

  • Awareness (die Notwendigkeit Veränderungen zu kommunizieren)
  • Desire (sich engagieren und beteiligen – das, was für die verschiedenen Stakeholder „drin“ ist, ansprechen)
  • Knowledge (wie man sich verändert)
  • Reinforcement (die Wiederholung von Schlüsselbotschaften, um Veränderungen zu gewährleisten)

 

Transparenz und Steuerung ist eine der wichtigsten Grundlagen

Transparenz ist eine der wichtigsten Grundlagen für eine erfolgreiche und dauerhafte Partnerschaft zwischen Kunde und Lieferant. Steuerungs- und Berichtsstrukturen sind die wichtigsten Mechanismen, um die Transparenz während des Übergangs zu gewährleisten.

Unsere Erfahrung ist, dass effektive Steuerungsstrukturen formalisiert werden sollten und aus drei Teilen bestehen:

  • einer gemeinsamen Steuerung für das Projekt
  • einer internen Kundenprojekt-Steuerung
  • einer Lieferantenprojekt-Steuerung

Die gemeinsame Einrichtung sollte einen Lenkungsausschuss, einen Programmausschuss sowie bei Bedarf geografische Prüfungsausschüsse und ausgewählte Arbeitsgruppen umfassen.

Es ist wichtig, dass alle wichtigen Stakeholder in die Steuerung einbezogen werden und dass die entsprechenden Experten einen direkten Bezug haben, um die Ziele der einzelnen Arbeitsabläufe im Projekt zu erreichen.

 

Personaltransfer, Schulung und Einarbeitung sind kritische Transition

Elemente

Der Personaltransfer ist ein kritisches Element eines Transition Programms, bei dem der Umgang mit den emotionalen Aspekten des Prozesses ebenso wichtig ist wie die Erfüllung aller gesetzlichen Anforderungen.

Aus diesem Grund müssen die Outsourcing Anbieter eine engagierte HR-Expertise mit Erfahrung im groß angelegten Personentransfer vorweisen.

Unterweisung, Einarbeitung und Schulung sind der Schlüssel, um Menschen erfolgreich zu motivieren und das Serviceerlebnis für den Kunden zu verbessern. Gerade die Ausbildung spielt eine besondere Rolle für ein erfolgreiches Change Management und die Einbettung neuer Arbeitsweisen – sowie Motivation und Zugehörigkeitsgefühl.

Ausgangspunkt für die Erstellung eines Einführungs- und Schulungsplans ist das Verständnis der Veränderung, die Abbildung der Kompetenzanforderungen für die neue Dienstleistung im Vergleich zu den vorhandenen Kompetenzen und die Identifizierung möglicher Lücken.

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