Wie Sie Ihre Mitarbeiter auf Reisen schützen können

In einem globalisierten Markt sind Reisen in großen Unternehmen mit weltweiter Präsenz immer häufiger an der Tagesordnung. Es ist zu einem unverzichtbaren Bestandteil des Arbeitslebens vieler Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im internationalen Unternehmen geworden. Was müssen wir als verantwortungsvoller Arbeitgeber beachten?

Mit steigenden Reisetätigkeiten wächst auch das Risiko. Das bedeutet, dass die Betreuung der reisenden Arbeitnehmer noch mehr Sorgfalt und Organisation erfordert.

Als Leiter der Abteilung Security Excellence for Global Operations bei ISS ist es Teil meiner Aufgaben, sicherzustellen, dass unsere globalen Teams einen Prozess entwickeln und einhalten, der Sicherheit und Gefahrenabwehr Priorität einräumt und unser wertvollstes Gut –  die Menschen –  schützt.

Zweifellos gibt es viele Faktoren, die in ihrer Gesamtheit zum Schutz der Arbeitnehmer beitragen. Ich beschränke mich hier auf die fünf wichtigsten Aspekte für die Sicherheit mobiler Arbeitskräfte.

1. Ein funktionierendes Reisesystem und eine entsprechende Richtlinie sind unerlässlich

In erster Linie müssen die Mitarbeiter verstehen, innerhalb welcher Parameter sie reisen können. Die Mitarbeiter müssen sich ihrer Firmenreiserichtlinien bewusst sein und diese lesen. Sie sollten eine zentrale Reisebuchungsplattform nutzen, um die Überwachung aller Reisen zu ermöglichen und so Transparenz für potenziell risikoreiche Reisen zu schaffen. Wenn ein Arbeitnehmer das Firmenreisesystem nicht nutzt, kann niemand wissen, wann und wohin er unterwegs ist.

2. Einhaltung des Genehmigungsprozesses auf Basis des Länderrisikoratings

Die Sicherheitsrisiken variieren von Land zu Land erheblich, und die Arbeitgeber müssen die Risikobewertungen für die relevanten Reiseländer in Echtzeit überwachen. Dies erfordert den Zugang zu Echtzeit-Informationen aus einer glaubwürdigen Quelle. Es ist wichtig, ein Genehmigungsverfahren für Länder einzurichten, die das akzeptable Risiko überschreiten, wenn ein Mitarbeiter dorthin reisen möchte. Sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer sind dafür verantwortlich, dass die Reise als risikoreich gekennzeichnet und der Zweck der Reise bewertet wird. Je nach Gefährdungsgrad muss die Durchführbarkeit der Reise überprüft und, falls genehmigt, geeignete Maßnahmen ergriffen werden.

3. Machen Sie eine persönliche Reiserisikobewertung

Je nachdem, wohin ein Mitarbeiter unterwegs ist und welches Risiko mit einem Standort verbunden ist, ist eine Bewertung erforderlich. Bei einer Risikobewertung werden Geschlecht, Alter und Erfahrung des Reisenden berücksichtigt. Es wird auch das Wissen des Arbeitnehmers und seine Vertrautheit mit dem Land, in das er reist, bewertet. Wie gut kennt der Reisende das Land, in das er reist? Spricht der Mitarbeiter die Landessprache und den lokalen Dialekt?

Die Risikobewertung wird auch die wichtigsten Risiken in diesem Land beleuchten, darunter Kriminalität, Terrorismus, Entführung und Lösegeld sowie weniger offensichtliche Faktoren wie kulturelle Unterschiede. Die Schlüsselelemente, die für die Risikobewertung ausschlaggebend sind, sollten vorrangig überprüft werden.

Das Ergebnis der Bewertung bestimmt die Empfehlungen, die für den einzelnen Reisenden erforderlich sind.

4. Reise-Sicherheitstraining durchführen

Grundschulungen sollten als Standard für alle Mitarbeiter durchgeführt werden und es sollte eine spezifische Schulung für Standorte mit hohem Risiko geben. Die spezifische Schulung sollte das Ergebnis der Risikobewertung erläutern, wobei der Schwerpunkt auf den Hauptrisiken für diese Reise und Maßnahmen zu ihrer Minderung liegen sollte.

Zu den Diskussionsthemen sollten gehören: Wie sollten Sie (der Mitarbeiter) sich verhalten? Wo sind die Hochrisikobereiche, von denen Sie sich fernhalten sollten und welche Bereiche bieten mehr Sicherheit? In welchem Hotel sollten Sie übernachten? Welches Transportmittel sollten Sie in dem jeweiligen Land benutzen? Brauchen Sie eine lokale Begleitperson, die die Landessprache und den lokalen Dialekt spricht? Brauchen Sie ein Personenschutzteam oder einen lokalen Bodyguard?

Wir haben ein System, das wir bei ISS für Reisen mit erhöhtem Risiko verwenden, bei denen die Reise auf eine App auf ihrem Handy geladen wird und die Reisenden nach der Landung aufgefordert werden einzuchecken. Alle paar Stunden müssen sie den Check-In und damit ihre Sicherheit bestätigen. Die Häufigkeit der Check-in-Anforderung richtet sich nach dem Risikograd.

5. Möglichkeit einrichten, einen Notruf auszulösen

Die letzte Priorität ist, dass die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, Alarm auszulösen, wenn sie Hilfe benötigen. Mobiltelefone werden oft verwendet, um einen Alarm auszulösen, aber wenn sich ein Mitarbeiter in einer schwierigen Situation befindet, ist dies unter Umständen nicht möglich. Die App, die wir bei ISS verwenden, verfügt über eine Notruffunktion, die diskret den Alarm auslöst und ihre GPS-Koordinaten lokalisiert. Dies ermöglicht es, eine Reaktion zu starten, entweder durch Bestätigung ihrer Sicherheit oder durch einen Reaktionsplan und bei Bedarf durch lokale Unterstützung.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass wir als Sicherheitsexperten in der Lage sein müssen, zu wissen, wohin unsere Teams zu einem bestimmten Zeitpunkt reisen. Wir müssen eine Vorankündigung der Reise erhalten und in der Lage sein, einzugreifen und zu genehmigen oder abzulehnen, wenn die Risikobewertung über dem akzeptablen Niveau liegt. Wir müssen unsere Mitarbeiter durch die Beurteilung ihres persönlichen Profils auf Reisen vorbereiten und sie über die notwendigen Schritte zur Sicherheit informieren und sie mit einer Notrufeinrichtung ausstatten, die es ermöglicht, ihren Standort nach der Aktivierung zu verfolgen.


Über den Autor:

Robert WilsonRobert Wilson

Head of Security Excellence, Global Operations bei ISS