Sie planen das Outsourcing Ihres Facility Managements? Fordern Sie Transparenz!

Es ist beschlossen. Ihr Unternehmen hat sich entschieden Ihr Facility Management auszulagern, um sich vollständig auf ihr Kerngeschäft fokussieren zu können. Aber was nun?

Es spielt keine Rolle, ob Sie einen Vertrag mit einem bereits bestehenden Facility-Management-Partner erneuern wollen oder ob Sie auf der Suche nach einer neuen geschäftlichen Zusammenarbeit sind – neue Outsourcing-Beziehungen einzugehen, birgt immer Risiken.

Um Ihr Unternehmen erfolgreich durch den Beschaffungs- und Übergangsprozess zu lenken, ist es ratsam, die Risiken auf ein Minimum zu reduzieren.

 

Transparenz in der Kommunikation verringert Risiken

In jeder Outsourcing-Beziehung hat jede Partei eine andere Perspektive auf die Anforderungen – abhängig davon, welche Seite der Beziehung sie jeweils vertritt.

Das ist völlig in Ordnung, solange die Parteien transparent damit umgehen.

Von der Einleitung des Beschaffungsprozesses bis zum Übergang und der Umsetzung des Vertrags sollte eine intensive Kommunikation zwischen den beiden Parteien in Bezug auf die Bedürfnisse, Anforderungen, Schmerzpunkte, Zweifel und Präferenzen stattfinden.

 

Fordern Sie Transparenz

Auch wenn Transparenz in der Kommunikation Sie weiterbringen wird, ist es damit nicht getan. Im Facility Service Outsourcing lassen sich Risiken reduzieren, wenn für Sie vollständig transparent ist, wer Ihre Dienste anbietet.

Wenn Sie bei der Lieferantenauswahl Subunternehmer vermeiden und sich für ein self-delivered Outsourcing-Modell entscheiden, stellen Sie sicher, dass der FM-Anbieter nur seine eigenen Mitarbeiter am Standort einsetzen wird, die alle die gleiche Ausbildung absolviert haben, die gleichen Werte verinnerlicht haben, gemeinsame Ziele verfolgen und ihre Arbeit auf eine konsistente Weise ausführen.

Einem FM-Anbieter, der kein Self-Delivery-Modell umsetzen kann, wird es schwerfallen, Ihnen die nötige Transparenz bei der Erbringung von Dienstleistungen zu gewährleisten, da die Mitarbeiter der Front-Line von einem Drittanbieter bezogen werden.

 

Führen Sie einen Verhaltenskodex ein

Nichts kann eine starke und transparente Zusammenarbeit zwischen zwei Parteien besser unterstützen als eine solide und gut definierte Service-Level-Vereinbarung – eine Vereinbarung, die festlegt, wie sich die Beziehung für beide Parteien nachhaltig gestalten lässt und sich beide damit wohlfühlen.

Diese Vereinbarung kann zum Beispiel beinhalten:

  • gemeinsam festgelegte Grundsätze für die Geschäftsbeziehung
  • Klarheit über „vertragliche“ Transparenz
  • Best Practice, die beibehalten werden soll
  • Verhaltensweisen bei kontroversen Diskussionen (Der Service-Nehmer fordert vielleicht mehr Flexibilität, während der Service-Anbieter nach höheren Einnahmen strebt.)
  • Festlegung von No-Go-Areas
  • Bereiche des Vertrags, bei denen Transparenz herrschen soll.

Für die Beschaffungs-, Übergangs- und Umsetzungsphase eines FM-Vertrags gilt: Je mehr Zeit beide Parteien in die Erörterung ihrer Anforderungen, Ansprüche und Präferenzen investieren und je mehr Transparenz beide Parteien einbringen, umso bessere Ergebnisse lassen sich während der gesamten Dauer der Zusammenarbeit erreichen.

 

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