Nicht mehr, sondern cleverer arbeiten – work smarter, not harder

Wer kennt es nicht? Ein Arbeitstag vollgepackt mit Terminen, Meetings und Deadlines. Nicht immer reicht ein Arbeitstag aus, um die Fülle an Aufgaben zu bewerkstelligen. Das führt letztlich zu Überstunden und ein ungesundes Verhältnis von Arbeits- und Ruhephasen.

Unternehmen können ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gezielt dabei unterstützen, ihren Arbeitsalltag besser und strukturierter zu managen. Dies lässt sich mit der sogenannten Lean-Methode in Angriff nehmen: Sie umfasst Praktiken, Denkweisen und Hilfsmittel, die es den Unternehmen ermöglichen, einzelne Prozessabläufe reibungslos aufeinander abzustimmen, Verschwendung zu vermeiden sowie die Effizienz, die Produktivität und die Motivation der eigenen Mitarbeiter signifikant zu steigern. Ganz nach dem Motto: „Nicht mehr, sondern cleverer arbeiten – work smarter, not harder.“

Hier sind drei Punkte, die Ihnen dabei helfen können, den Lean-Gedanken in Ihre Unternehmenskultur zu verankern:

1. Mitarbeiter aktiv in den Verbesserungsprozess einbinden

Die Mitarbeiter eines Unternehmens sind mit den verschiedenen Prozessen und Abläufen bestens vertraut. Sie wissen daher auch, an welchen Stellen Verbesserungsbedarf besteht. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, die eigenen Mitarbeiter in den Verbesserungsprozess einzubinden und sich mit ihnen auszutauschen. Gemeinsam können Probleme und Schwachstellen erkannt und analysiert werden, um im Anschluss Lösungen und Maßnahmen zu erarbeiten. Das spiegelt auch den Kern der sogenannten „Gemba“-Methode wider. Übersetzt werden kann der japanische Begriff als „Ort des Geschehens“ oder als „realer Ort“. Ziel soll es sein, anstelle von Hypothesen, die vor Ort gemachten Erfahrungen und das Know-how der Mitarbeiter zu nutzen, um die angestrebten Veränderungen zu realisieren.

Ein weiterer positiver Nebeneffekt, der sich aus einer solchen Akzeptanz von Veränderungen ergibt, ist eine Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und -motivation. Durch die direkte Einbindung erfahren Mitarbeiter Wertschätzung. Im Idealfall entsteht eine Unternehmenskultur, in der alle wissen, dass neue Ideen und Vorschläge zur kontinuierlichen Verbesserung immer willkommen sind.

2. Kontinuierliche Verbesserungen

Die eigenen Mitarbeiter können nur so effizient arbeiten, wie es ihnen der Prozess ermöglicht. Immer mehr Unternehmen machen es sich zur Aufgabe, ihre eigenen Prozesse in regelmäßigen Abständen zu überprüfen und bei Bedarf zu optimieren. Eine fortlaufende Analyse bietet den Vorteil, Veränderungen und Abweichungen besser und vor allem schneller zu erkennen. Hierdurch lassen sich bereits frühzeitig entsprechende Anpassungsmaßnahmen umsetzen. In sogenannten Kaizen-Workshops lernen Führungskräfte und Mitarbeiter, wie sie auf allen Unternehmensebenen ihre Prozesse schrittweise verbessern und perfektionieren.

3. Arbeitsumgebung effizienter gestalten

Die Gestaltung der Arbeitsplatzorganisation lässt sich mit Hilfe der 5S-Methode ganz einfach handhaben. Kern dieses Ansatzes sind die folgenden fünf Schritte: Sortieren, Systematisieren, Säubern, Standardisieren und Selbstdisziplin. Anhand dieser Schritte können Störungen, lange Wartezeiten sowie unnötige Transportwege am Arbeitsplatz vermieden werden.

Deshalb ist es wichtig, dass ein Unternehmen für die unterschiedlichen Arbeitsplatzbedürfnisse auch verschiedene Arbeitszonen zur Verfügung stellt – wie Großraumbüros für eine schnellere und unkompliziertere Kommunikation, Meetingräume für Präsentationen und Workshops sowie Ruhezonen für ein konzentriertes Arbeiten.

 


Über den Autor:

JoachimSchneiderJoachim Schneider

ISS - Director Lean & Business Management

 

 


 

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